Российская академия образования на пути к современной системе документооборота
ФГБУ «Российская академия образования» – одна из четырех отечественных государственных академий наук. Правопреемница Академии педагогических наук СССР, она обладает богатой историей, традициями, обширным документальным и научным архивным фондом. Время не стоит на месте, и новые условия диктуют необходимость модернизировать организационные аспекты жизни Академии. Один из них – потребность в современной системе документооборота. После избрания Л.А. Вербицкой президентом Российской академии образования, ею была поставлена задача постепенного перехода на электронные носители (замена бумажных регистрационных журналов электронными, перевод документов на бумажных носителях в электронный вид, создание электронного архива документов и т.д.), разработка локальных нормативных актов в области делопроизводства и документооборота с учетом нововведений и внедрение системы электронного документооборота. Использование устаревшей формы организации документооборота вело к неоправданной трате времени на обработку, рассылку и поиск документов. Увеличивающийся объем документопотоков, работа с бумажными документами, длительное время от момента поступления документа в Академию до рассмотрения руководителем, – все это приводило в медленному обмену информацией между работниками, инертной обратной связи «руководитель-подчиненный». Для продуктивной ежедневной работы необходимо не только в кратчайшие сроки направлять на рассмотрение руководителю документ, но и оперативно доставлять принятое по нему решение исполнителю, независимо от того, где в настоящий момент находится руководитель или исполнитель. Вот часть основных аспектов в работе с документами, которые не устраивали РАО и которые требовали коренных перемен. Для помощи в подготовке технического задания был приглашен независимый эксперт. Основными критериями отбора решений, которые были отражены в разработанном техническом задании, были следующие: - специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.); - возможности совместной работы; - функции оперативного контроля исполнения документов и поручений; - одновременное использование электронных и бумажных документов; - хорошая масштабируемость, модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств; - возможность работы с удаленными пользователями и группами пользователей и т.д. На начальном этапе были отобраны около 10 систем электронного документооборота, которые по многим параметрам подходили под предъявляемые Академией требования. В конечном итоге осталось 3 наиболее подходящих решения: Docsvision; EOS for SharePoint; 1С: Документооборот. Следует отметить, что рассматривалось только российское программное обеспечение. Разработчикам указанных выше решений были направлены техническое задание и приглашение на проведение презентаций. По результатам презентаций специально сформированной рабочей группой было принято решение в пользу продукта компании Электронные офисные системы (ЭОС) – EOS for SharePoint. Продукт ЭОС наиболее полно удовлетворял запросам РАО и, что немаловажно для государственного учреждения, компания предлагала гибкую ценовую политику по реализации своего решения. В перспективе все работники РАО будут охвачены данной системой, однако о точных сроках полного перехода на электронный документооборот говорить рано. Основная цель в данный момент – плавный переход от бумажного документооборота на электронный, проводимый поэтапно: I этап – запуск коробочного варианта решения с охватом 1-2 направлений деятельности РАО и минимально необходимого для этого количества пользователей; II этап – увеличение количества настроенных технологических процессов, необходимых для полноценной работы в СЭД, направлений деятельности Академии и числа пользователей. Российской академией образования были проведены электронные торги по определению компании-подрядчика, которая будет совместно с IT-специалистами РАО заниматься внедрением. Победителем торгов стала компания ООО «Юниксофт». В техническом задании были определены степени участия подрядчика и IT-специалистов РАО в проекте внедрения. В настоящее время заканчивается начальный этап внедрения, и в ближайшее время СЭД будет запущена в тестовом режиме. Обучение пользователей входит в программу РАО по внедрению СЭД. Однако на первых этапах в тестовом режиме целесообразнее дать работникам возможность при минимальном участии консультантов самостоятельно «понажимать кнопочки», ознакомиться с системой, привыкнуть к интерфейсу, изучить инструкции. Лишь после начала второго этапа, мы планируем привлечь специалистов для обучения пользователей. Работники к этому времени будут иметь представление, о чем идет речь на занятиях, и лучше усваивать знания и умения. Используя в управленческой деятельности систему электронного документооборота Академия планирует ускорить документооборот, поднять на более высокий уровень контроль исполнения документов и поручений, оптимизировать взаимодействие между работниками, структурными подразделениями.
Контактное лицо: Кондратьева Екатерина
Компания: ЭОС
Добавлен: 19:28, 14.07.2017
Количество просмотров: 537
Страна: Россия
Ярославский электровозоремонтный завод им. Б. П. Бещева (ЯЭРЗ, входит в АО «Желдорреммаш») завершил весенний этап Всероссийской акции «Неделя без турникета».
Компания C3 Solutions выступит генеральным партнером международной конференции для профессионалов в области инженерной инфраструктуры и эксплуатации ЦОД DCDE.
«Выберу.ру подготовил рейтинг банков с самыми выгодными потребителям условиями автокредитов без обязательного первого взноса при покупке любых машин — с пробегом или новых.
Компания «на_полке» стала первым B2B-маркетплейсом на рынке оптовых продовольственных закупок, сделавшим ставку на маркетинговые инструменты, свойственные рынку B2C. Начиная с конца 2023 года отдельным направлением в маркетинг-плане компании стали промоактивности, которые показали большую отдачу и открыли «на_полке» новые идеи коммуникации с целевой аудиторией.
Компания Axenix выводит на рынок новый продукт – систему поддержки принятия решений SmartAx. Решение обеспечивает нативную интеграцию с технологиями машинного обучения, бизнес-правилами, внешними и внутренними источниками данных.
ИТ-провайдер полного цикла Konica Minolta Business Solutions Russia и Facemetric, российский разработчик решений для бизнеса, основанных на технологии компьютерного зрения, подписали соглашение о партнерстве
«Национальная компьютерная корпорации» (НКК) в рамках участия в конференции «Цифровая индустрия промышленной России» (ЦИПР 2024) представит комплекс цифровых решений для обеспечения технологической независимости российских промышленных предприятий.
Оператор связи и разработчик программных решений MCN Telecom представляет новый продукт — Контакт-центр ИИ, с помощью которого можно управлять всеми каналами коммуникаций с клиентами в едином интерфейсе и улучшать качество обслуживания действующих клиентов, привлекать новых.
Совокупный объем затрат российских корпоративных и частных пользователей на аппаратное, программное обеспечение с учетом параллельного импорта, а также ИТ-услуги в 2023 году по оценкам компании «СТРИМ Консалтинг» вырос на 23% и составил 2 466 600 млн рублей.
БФТ-Холдинг совместно с компанией BSS внедрили виртуального ассистента для контакт-центра Государственного областного автономного учреждения здравоохранения «Мурманский областной Центр специализированных видов медицинской помощи» (ГОАУЗ «МОЦСВМП»).
16 мая в Москве пройдет одно из ключевых событий в авиа и трэвел-индустрии – 19-й ежегодный форум Digital Aviation & Travel, посвященный вопросам цифровой трансформации трэвел-рынка и перспективам развития отечественных IT-решений.
23 апреля состоялось масштабное отраслевое мероприятие Foresight Day. Максим Атаманов, архитектор направления аналитических решений RAMAX Group, и руководитель практики по аналитике и визуализации данных «ГМК «Норильский никель» Александр Рожков совместно представили доклад «Смена курса: опыт миграции с Tableau на “Форсайт. Аналитическая платформа“».
В рамках реализации проекта "Крылья Победы. Карелия" региональный руководитель КРО ВОД "Волонтёры Победы" Лисицин А.С. встретился со школьниками Шуйской средней общеобразовательной школы Прионежского района.
Компания C3 Solutions, российский производитель и поставщик инженерных, телекоммуникационных и промышленных решений для ЦОД, промышленной и ИТ-инфраструктуры, поставила инженерные решения для проекта «Школа 21».
Компания DатаРу, российский вендор технологических решений и сервисов, успешно прошла сертификации ведущей линейки серверов БСХ для высокоскоростной аналитической платформы SAP HANA.
