Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов
Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата. Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов: 1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий. 2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта. 3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события. 4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия. При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).
Планирование и организация офлайн-мероприятия
За 15-20 дней до мероприятия: Сформировать программу мероприятия. Разработать и утвердить бюджет с фиксацией дат выплат. Написать анонс и максимально распространить его по всем каналам коммуникации для определенной целевой аудитории. Договориться со спикерами, которые должны быть привлечены к мероприятию. Забронировать зал, где будет проходить мероприятие. Договориться об аренде необходимой для мероприятия техники. Предварительно забронировать отель для участников. Предварительно забронировать кейтеринг / банкет / перерыв на кофе, обсудить 2 типа меню: общее и вегетарианское. Договориться о трансфере, если это предусмотрено программой мероприятия. Заказать печатную продукцию, которая должна быть использована во время мероприятия. За 5-7 дней до мероприятия: По результатам полученных подтверждений окончательно сформировать список участников мероприятия. Отправить уточненные списки на поселение в гостиницу. Подтвердить окончательное количество общего меню и вегетарианского. Забрать напечатаные материалы. Отправить напоминание спикерам, приглашенным на мероприятие, с точным временем и местом проведения. Предупредить о возможности специального трансфера. Накануне мероприятия за 1-3 дня: Привезти необходимое оборудование на место проведения конференции. Напомнить участникам о месте и времени начала мероприятия. Подготовить таблички спикерам. Проверить работу техники: заряженность аккумуляторов, устройств, наличие свободного места на устройствах для записи и тому подобное. Во время проведения мероприятия:
Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях. Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции: Расставить таблички спикерам, разложить для них справочные материалы, блокноты и ручки, поставить воду и стаканы. Разместить баннеры в месте проведения мероприятия. Встретиться с участниками перед началом мероприятия. Зарегистрировать их (регистрационные списки). Проконтролировать размещение участников. Фотографировать, делать видеозапись мероприятия. Провести фуршет / банкет. В итоговом слове поблагодарить участников мероприятия, напомнить, что вскоре они получат постматериалы. Онлайн-конференции
Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии. Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.
На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль). Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн. Будете ли вы распространять приглашения по всем каналам с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, чтобы охватить как можно большую аудиторию? Или рассылать приглашения отдельным лицам или организациям с разглашением деталей проведения мероприятия только после регистрации? Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля. Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность. Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам. Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора. Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач. Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения. Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции. Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию. В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.
Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие. Модерация онлайн-мероприятий Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали? Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи. Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций. С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия. Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов. Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за: - запуск участников из «комнаты ожидания»; - демонстрацию ожидания / презентаций; - стабильность трансляции; - сбор вопросов в комментариях под трансляцией; - запись мероприятия; - разделение участников по комнатам при работе в группах; - отключение микрофонов участников, которые не сделали это - самостоятельно и мешают мероприятию.
А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану: - говорит техническое вступительное слово в начале - рассказывает правила коммуникации в течение мероприятия в целом; - провозглашает приветственное слово — о целях, задачах и плане конференции; - представляет спикеров; - руководит основной частью обсуждения; - отвечает за чат, вопросы и ответы; - следит за соблюдением регламента выступлений; - отвечает за подведение итогов.
В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).
Контактное лицо: Лиана
Компания: Курорт "Царьград"
Добавлен: 01:51, 20.04.2021
Количество просмотров: 193
Страна: Россия
Ярославский электровозоремонтный завод им. Б. П. Бещева (ЯЭРЗ, входит в АО «Желдорреммаш») завершил весенний этап Всероссийской акции «Неделя без турникета».
Компания C3 Solutions выступит генеральным партнером международной конференции для профессионалов в области инженерной инфраструктуры и эксплуатации ЦОД DCDE.
«Выберу.ру подготовил рейтинг банков с самыми выгодными потребителям условиями автокредитов без обязательного первого взноса при покупке любых машин — с пробегом или новых.
Компания «на_полке» стала первым B2B-маркетплейсом на рынке оптовых продовольственных закупок, сделавшим ставку на маркетинговые инструменты, свойственные рынку B2C. Начиная с конца 2023 года отдельным направлением в маркетинг-плане компании стали промоактивности, которые показали большую отдачу и открыли «на_полке» новые идеи коммуникации с целевой аудиторией.
Компания Axenix выводит на рынок новый продукт – систему поддержки принятия решений SmartAx. Решение обеспечивает нативную интеграцию с технологиями машинного обучения, бизнес-правилами, внешними и внутренними источниками данных.
ИТ-провайдер полного цикла Konica Minolta Business Solutions Russia и Facemetric, российский разработчик решений для бизнеса, основанных на технологии компьютерного зрения, подписали соглашение о партнерстве
«Национальная компьютерная корпорации» (НКК) в рамках участия в конференции «Цифровая индустрия промышленной России» (ЦИПР 2024) представит комплекс цифровых решений для обеспечения технологической независимости российских промышленных предприятий.
Оператор связи и разработчик программных решений MCN Telecom представляет новый продукт — Контакт-центр ИИ, с помощью которого можно управлять всеми каналами коммуникаций с клиентами в едином интерфейсе и улучшать качество обслуживания действующих клиентов, привлекать новых.
Совокупный объем затрат российских корпоративных и частных пользователей на аппаратное, программное обеспечение с учетом параллельного импорта, а также ИТ-услуги в 2023 году по оценкам компании «СТРИМ Консалтинг» вырос на 23% и составил 2 466 600 млн рублей.
БФТ-Холдинг совместно с компанией BSS внедрили виртуального ассистента для контакт-центра Государственного областного автономного учреждения здравоохранения «Мурманский областной Центр специализированных видов медицинской помощи» (ГОАУЗ «МОЦСВМП»).
16 мая в Москве пройдет одно из ключевых событий в авиа и трэвел-индустрии – 19-й ежегодный форум Digital Aviation & Travel, посвященный вопросам цифровой трансформации трэвел-рынка и перспективам развития отечественных IT-решений.
23 апреля состоялось масштабное отраслевое мероприятие Foresight Day. Максим Атаманов, архитектор направления аналитических решений RAMAX Group, и руководитель практики по аналитике и визуализации данных «ГМК «Норильский никель» Александр Рожков совместно представили доклад «Смена курса: опыт миграции с Tableau на “Форсайт. Аналитическая платформа“».
В рамках реализации проекта "Крылья Победы. Карелия" региональный руководитель КРО ВОД "Волонтёры Победы" Лисицин А.С. встретился со школьниками Шуйской средней общеобразовательной школы Прионежского района.
Компания C3 Solutions, российский производитель и поставщик инженерных, телекоммуникационных и промышленных решений для ЦОД, промышленной и ИТ-инфраструктуры, поставила инженерные решения для проекта «Школа 21».
Компания DатаРу, российский вендор технологических решений и сервисов, успешно прошла сертификации ведущей линейки серверов БСХ для высокоскоростной аналитической платформы SAP HANA.
