 |
Аптечная сеть «Первая помощь» внедряет систему управления бизнес-процессами на базе решения eDocLib
В аптечной сети «Первая помощь» (Барнаул) реализуется проект по внедрению прикладного решения для автоматизации документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействием сотрудников «eDocLib: Актив Бизнес» на базе решения компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – eDocLib. Все работы по проекту выполняет партнер ЭОС – компания ООО «КС-Консалтинг» (http://www.cs-consult.ru/).
«Первая помощь» (ЗАО «Бизнес-решение») – крупнейшая на Алтае аптечная сеть; она существует с 2000 года на рынке города и края. На сегодняшний день в сети «Первая помощь» работает свыше 70 аптек. Более 30 аптек и аптечных маркетов сети расположены в разных районах Барнаула. Динамично развивается региональное направление: более 30 аптек находятся в Алтайском крае и Республике Алтай, а также в Новосибирске, Новосибирской и Кемеровской областях.
Цель проекта – автоматизация документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействием сотрудников на базе прикладного ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес.
К началу реализации проекта в середине 2011 года в ЗАО «Бизнес-решение» автоматизация бизнес-процессов была организована в основном посредством MS Outlook. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах и дублировалась в простом специализированном приложении «электронный журнал»; нужные сотрудникам документы копировались на бумажном носителе; поручения отдавались устно, по телефону или с помощью задач в MS Outlook и с его же помощью контролировались. Информация по работе с корпоративными документами – по преддоговорной работе, по договорам, связанная с ними документация – была довольно разрозненна, поиск «связанных» документов, контроль соответствующих им поручений и сроков по ним затруднен. Ситуация осложнялась наличием более десяти юридических лиц под управлением ЗАО «Бизнес-решение». Также назрела необходимость организации «базы знаний» для IT-службы в связи с обилием однотипных обращений пользователей и решений по ним.
Основные цели, которые предполагалось достигнуть с помощью автоматизации: упорядочить учет документов и улучшить взаимодействие сотрудников. В ходе изучения положения о документообороте и выявления основных схем внутреннего движения документов по сотрудникам и подразделениям были определены следующие дополнительные цели и задачи:
• Организация единого информационного пространства компании с ограниченным доступом для разных категорий сотрудников на основе базовой модели прав доступа, протоколирование действий сотрудников с документами.
• Автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов, распоряжений, регламентов, положений и других внутренних документов.
• Создание «базы знаний» для IT-службы с целью систематизации решений по типовым обращениям в службу от подразделений и пользователей.
• Создание максимально прозрачной системы выдачи, организации исполнения и контроля исполнения поручений по документам.
• Автоматизация преддоговорной работы, учет договоров.
• Обучение сотрудников компании использованию универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» и принципам управления документами, заданиями и корпоративной информацией на базе данной ECM-системы.
В ходе выполнения работ на территории заказчика было проведено обследование основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами. Обследование проводилось путем изучения внутренних положений о документообороте, различных журналов регистрации (бумажных и электронных), а также интервьюирования ключевых участников процессов. В результате работ по обследованию бизнес-процессов была выработана и согласована с заказчиком общая концепция настройки системы.
Специалистами ООО «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и прав доступа пользователей, настроены и заполнены справочники. Впоследствии, в ходе развертывания системы и работы с конечными пользователями, производилась «тонкая настройка» интерфейса и прав доступа для нужд конкретных пользователей.
Разработаны базовые отчетные и печатные формы для документов, журналов и реестров договоров. Все дальнейшие работы производились на территории заказчика, в том числе: настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express), установка серверного ПО« eDocLib: Актив Бизнес».
Система запускалась в эксплуатацию поэтапно. Работа проходила следующим образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать пользователями системы; проведено групповое обучение для понимания идеологии использования «eDocLib: Актив Бизнес», основных функциональных и методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе. Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка рабочего пространства и интерфейса системы для каждого пользователя с учетом специфики его работы.
В результате внедрения универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» в ЗАО «Бизнес-решение» на первом этапе было введено в эксплуатацию 13 рабочих мест системы, которыми были обеспечены ключевые лица предприятия. В компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочены разработка, учет, согласование различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.
Каждый пользователь прошел групповое и индивидуальное обучение с целью получения максимально ясного представления о возможностях системы и приобретения практических навыков работы с ней.
В сентябре 2011г. в организации начата промышленная эксплуатация системы. В ходе первых месяцев эксплуатации системы заказчиком совместно со специалистами ООО «КС–Консалтинг» будут сформированы планы дальнейшего расширения использования широких возможностей «eDocLib: Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь», в том числе в части более полного использования функционала по управлению контентом данного прикладного решения.
Таким образом, все цели данного этапа проекта внедрения прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» можно считать достигнутыми.
В планах дальнейшего сотрудничества ЗАО «Бизнес-решение» и ООО «КС–Консалтинг» – индивидуальная доработка прикладного решения с учетом растущих потребностей заказчика и специфических бизнес-процессов.
Контактное лицо: Галина
Компания: ООО "Электронные офисные системы"
Добавлен: 03:59, 11.10.2011
Количество просмотров: 859
| BIA Technologies впервые запустит «Школу разработчиков 1С», BIA Technologies, 00:33, 03.06.2024, Россия55 |
| С 15 мая 2024 года системный интегратор BIA Technologies объявляет о наборе участников в новый бесплатный образовательный проект, который позволит новичкам в разработке 1С и специалистам с опытом развить свои навыки. |
| B2B-маркетплейс "на_полке" стал новатором спецпредложений на рынке оптовых продаж, "на_полке", 22:23, 01.06.2024, Россия162 |  |
| Компания «на_полке» стала первым B2B-маркетплейсом на рынке оптовых продовольственных закупок, сделавшим ставку на маркетинговые инструменты, свойственные рынку B2C. Начиная с конца 2023 года отдельным направлением в маркетинг-плане компании стали промоактивности, которые показали большую отдачу и открыли «на_полке» новые идеи коммуникации с целевой аудиторией. |
|
|
