Законодательное Собрание Новосибирской области создает электронный архив: с системой «ДЕЛО» интегрировано «Архивное ДЕЛО»
В Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации документных процессов. В июне текущего года в организации появилось специализированное решение для работы с архивом – система «Архивное ДЕЛО». Она дополнила и расширила возможности СЭД «ДЕЛО», профессионального программного продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС (Москва), а внедрением занимались специалисты «КС-Консалтинг». Начало электронного документооборота: «ДЕЛО», «КАДРЫ», «Мониторинг документов» Автоматизировать документооборот с помощью специализированного прикладного ПО в Новосибирском областном Совете депутатов (предыдущее название Законодательного Собрания) начали еще в 2009 году. Стимулом для принятия решения о внедрении СЭД стал визит делегации Совета к коллегам: в 2008 году в рамках межпарламентского взаимодействия специалисты аппарата посетили Алтайский край. У соседей (в Алтайском краевом Законодательном Собрании) на тот момент давно и успешно использовалась система «ДЕЛО», и новосибирцы получили возможность увидеть все плюсы современной СЭД. Установка «ДЕЛА» в аппарате НСО началась с канцелярии. Затем систему внедрили в приемных Председателя Совета, его заместителей, а также у ответственных за делопроизводство постоянных депутатских комитетов и комиссий. В 2013 году были закуплены дополнительные рабочие места СЭД, и возможность работать в «ДЕЛЕ» получили 100% сотрудников аппарата. В итоге система охватила документооборот всех подразделений. Кроме этого, для всех пользователей СЭД были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» (собственная разработка «КС-Консалтинг», дополнительный модуль-информатор). В организации внедрили и систему «КАДРЫ». Она также разработана ЭОС (на данный момент распространяется по модели СПО), интегрирована с СЭД «ДЕЛО и используется для ведения кадрового делопроизводства. В результате в аппарате Заксобрания НСО автоматизированы основные документные процессы – регистрация, вынесение резолюций, прохождение документов и их исполнение, а также работа с законопроектами. Сформирована единая база данных с возможностью просмотра электронных версий, прикрепленных к регистрационным карточкам, и поиска по любым реквизитам. Единственным участком «жизненного цикла» документооборота, которого изменения коснулись лишь частично, оставался архив, то есть организация хранения, использования и уничтожения законченных делопроизводством документов. На пути к электронному архиву документов: «Архивное ДЕЛО» для оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность сотрудников аппарата Заксобрания. Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система «Архивное ДЕЛО». С ее помощью планировалось решить следующие задачи: • Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено. • Организовать оперативное хранение дел. • Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов. • Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания. В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в «ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела. «Архивное ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель». Сотрудник с ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Напомним, что списание документов в номенклатурные дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в «Архивное ДЕЛО» вручную. Роль «Делопроизводитель» и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения. Чтобы разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством документов, организовано их оперативное хранение в системе «Архивное ДЕЛО». Для доступа к ним приобретена пользовательская лицензия «Читатель». Возможности этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО». В планах на будущее – рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений (через ответственных за делопроизводство). Установка и настройка системы проведена с помощью специалистов компании «КС-Консалтинг». В базу данных заложено максимальное количество информации: справочник «Фонды», фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник «Пользователи».
В рамках этого этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение для СЭД «ДЕЛО». В частности, закуплена подсистема «Управление процессами» (позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер «ДЕЛО-Web» (для доступа в СЭД через веб-интерфейс) и опция «Печать штрих-кода» (используется для распознавания бумажных документов при их сканировании).
Контактное лицо: Иванова Екатерина
Компания: ЭОС
Добавлен: 00:47, 20.06.2019
Количество просмотров: 300
Страна: Россия
Помните, как в детстве зачитывались сказками о прекрасных принцессах, живущих в башне - под защитой от опасностей, подстерегающих юных дев со всех сторон?
Шкаф для обмена книгами установлен в техническом классе сервисного локомотивного депо и уже пополнен изданиями о железнодорожном транспорте и классической литературой.
Разработчик self-service платформы «Дельта BI», входящей в топ-5 платформ бизнес-аналитики по версии CNews Analytics, анонсирует выход обновления 2023.12.
Весна всё больше заявляет о себе, готовя природу, настроение и планы на тёплое лето. Подготовиться к солнечному сезону отпусков можно, например, посещая различные спортивные секции за пределами дома. Но что если хочется сэкономить время на дорогу и провести больше времени с близкими людьми?
С 30 по 31 мая 2024 года в Екатеринбурге состоится XI Всероссийская конференция «Современное такси», на которой планируется обсудить и предложить решения для сдерживания роста тарифов на такси и развития безопасных перевозок.
По итогам 2023 года российский промышленный интегратор PROF-IT GROUP стал платиновым партнером компании WINNUM, разработчика решений для промышленного интернета вещей.
Digital-агентство Demis Group получает статус малой технологической компании. Этот статус открывает новые горизонты и возможности для развития и инвестиций, а также способствует закреплению в сознании клиентов имиджа надежной и перспективной компании.
Компания Аспро представляет новое решение для создания корпоративных сайтов — Аспро: Приорити 2.0. Продукт объединяет современные инструменты для продвижения бизнеса в любой сфере: от производства до IT.
С 15 мая 2024 года системный интегратор BIA Technologies объявляет о наборе участников в новый бесплатный образовательный проект, который позволит новичкам в разработке 1С и специалистам с опытом развить свои навыки.
Ярославский электровозоремонтный завод им. Б. П. Бещева (ЯЭРЗ, входит в АО «Желдорреммаш») завершил весенний этап Всероссийской акции «Неделя без турникета».
Компания C3 Solutions выступит генеральным партнером международной конференции для профессионалов в области инженерной инфраструктуры и эксплуатации ЦОД DCDE.
«Выберу.ру подготовил рейтинг банков с самыми выгодными потребителям условиями автокредитов без обязательного первого взноса при покупке любых машин — с пробегом или новых.
Компания «на_полке» стала первым B2B-маркетплейсом на рынке оптовых продовольственных закупок, сделавшим ставку на маркетинговые инструменты, свойственные рынку B2C. Начиная с конца 2023 года отдельным направлением в маркетинг-плане компании стали промоактивности, которые показали большую отдачу и открыли «на_полке» новые идеи коммуникации с целевой аудиторией.
Компания Axenix выводит на рынок новый продукт – систему поддержки принятия решений SmartAx. Решение обеспечивает нативную интеграцию с технологиями машинного обучения, бизнес-правилами, внешними и внутренними источниками данных.
