 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 370
Страна: Россия
| В Орле росгвардейцы отработали действия по эвакуации при пожаре, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:07, 12.03.2026, Россия159 |  |
| В Управлении вневедомственной охраны Орловской области прошло учебно-тренировочное мероприятие, направленное на повышение уровня профессиональной подготовки личного состава и внештатного пожарного расчета в области пожарной безопасности. |
| Росгвардейцы почтили память Героя России Алексея Скворцова, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:18, 11.03.2026, Россия238 |  |
| В преддверии 30-летия со дня гибели прапорщика милиции ОМОН «Крепость» Алексея Васильевича Скворцова представители Управления Росгвардии по Орловской области побывали на малой Родине Героя — в селе Нижнее Ольшаное Должанского района. |
| Росгвардейцы читают орловскую прессу в зоне СВО, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:41, 11.03.2026, Россия88 |  |
| Сотрудники спецподразделений Управления Росгвардии по Орловской области, выполняющие задачи в зоне проведения специальной военной операции, получили возможность быть в курсе событий, происходящих на родной Орловщине. |
| За месяц сотрудники Росгвардии задержали 49 правонарушителей, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:15, 05.03.2026, Россия140 |  |
| В течение прошедшего месяца сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области осуществили 709 выездов по сигналам тревоги, поступившим с охраняемых объектов и жилых помещений. |
|
|
