 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 340
Страна: Россия
| Что изменится в России с 1 января 2026 года, Компания "Гарант", 21:40, 04.01.2026, Россия269 |
| Всего в декабре вступают в силу положения 520 федеральных нормативных актов, принятых на данный момент. Ключевые поправки касаются: социальной сферы, трудовой сферы, налогообложения, бизнеса, военной службы, иных сфер. Рассмотрим самые важные изменения подробно. |
| Детей росгвардейцев в Орле поздравил «Дед Мороз специального назначения», Управление Росгвардии по Орловской области, 21:40, 04.01.2026, Россия303 |  |
| В рамках Всероссийского ведомственного проекта «Дед Мороз специального назначения» в Управлении Росгвардии по Орловской области прошла новогодняя елка. Участниками предпраздничного мероприятия стали дети военнослужащих и сотрудников регионального ведомства. Для них подготовили увлекательное шоу-интермедия, конкурсы и хороводы. |
| В Орле задержали гражданку, ранее совершившую хищение, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:35, 04.01.2026, Россия294 |  |
| ​Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области пресекли повторную попытку хищения в сетевом магазине, расположенном на Карачевском шоссе. |
| В Орле росгвардейцы подвели итоги года с представителями частных охранных предприятий, Управление Росгвардии по Орловской области, 15:28, 26.12.2025, Россия229 |  |
| ​В Центре лицензионно-разрешительной работы регионального Управления Росгвардии прошло заседание Координационного совета по вопросам частной охранной деятельности под руководством начальника Центра лицензионно-разрешительной работы полковника Виктора Ермакова. В заседании приняли участие представители частных охранных организаций и УМВД России по Орловской области. |
| Росгвардейцы задержали кировчанина с коньяком в рукаве, Управление Росгвардии по Кировской области, 21:30, 24.12.2025, Россия372 |  |
| 22 декабря около двенадцати часов дня на пульт вневедомственной охраны поступил сигнал «Тревога» из продуктового магазина, расположенного на улице Московской областного центра. Группа задержания вневедомственной охраны Росгвардии незамедлительно прибыла по указанному адресу. |
| В Кирове Дед Мороз специального назначения поздравил подшефных ребят с Новым годом, Управление Росгвардии по Кировской области, 21:29, 24.12.2025, Россия555 |  |
| В рамках Всероссийской акции Росгвардии «Дед Мороз специального назначения» сотрудники отдела вневедомственной охраны по городу Кирову с председателем Совета ветеранов отдела Сергеем Загребиным организовали праздник для подшефных — учащихся школы-интерната №3 с ограниченными возможностями здоровья. |
|
|
