Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 336
Страна: Россия
22 декабря около двенадцати часов дня на пульт вневедомственной охраны поступил сигнал «Тревога» из продуктового магазина, расположенного на улице Московской областного центра. Группа задержания вневедомственной охраны Росгвардии незамедлительно прибыла по указанному адресу.
В рамках Всероссийской акции Росгвардии «Дед Мороз специального назначения» сотрудники отдела вневедомственной охраны по городу Кирову с председателем Совета ветеранов отдела Сергеем Загребиным организовали праздник для подшефных — учащихся школы-интерната №3 с ограниченными возможностями здоровья.
Росгвардейцы приняли участие в совместном заседании Антитеррористической комиссии и Оперативной группы города Мценска под председательством главы города Андрея Беляева.
По итогам прошедшей недели на территории Орловской области группы задержания вневедомственной охраны Росгвардии осуществили 248 выездов на охраняемые объекты различных категорий.
​Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области пресекли противоправную деятельность в сетевом магазине, расположенном на улице Гагарина города Орла.
В преддверии Нового года и в рамках акции "Дни с Росгвардией" сотрудник вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области посетил Болховский детский дом-интернат для детей с физическими недостатками, чтобы подарить воспитанникам праздничное настроение и заботу.
В Кирове в семь часов утра на пульт вневедомственной охраны поступил сигнал «Тревога» из общежития, расположенного на улице Лепсе. Экипаж Росгвардии незамедлительно прибыл по указанному адресу.
​В администрации Орловской области прошло заседание региональной Антинаркотической комиссии под председательством руководителя УМВД России по Орловской области Андрея Токарева.
​В Управлении Росгвардии по Орловской области состоялось подведение итогов служебно-боевой деятельности территориального правоохранительного ведомства за 2025 год под руководством начальника генерал-майора полиции Сергея Ольшанского.
В Орле на площади им. Ленина состоялся общевойсковой гарнизонный развод с участием сотрудников правоохранительных органов и представителей региональной исполнительной власти.
В Кирове около десяти часов вечера наряд вневедомственной охраны Росгвардии, находясь на маршруте патрулирования в районе улицы Ключевой микрорайона Вересники, обратил внимание на позднего прохожего.
Ветеран Росгвардии майор запаса Владимир Помаскин принял участие в заседании областного методического объединения педагогических работников Кировской области, реализующих программы и проекты патриотической направленности, которое прошло в областном Дворце творчества.
В городе Кирово-Чепецке около четырех часов утра на пульт вневедомственной охраны поступил сигнал «Тревога» из кафе. Экипаж Росгвардии незамедлительно прибыл по указанному адресу.
В городе Кирово-Чепецке около четырех часов утра на пульт вневедомственной охраны поступил сигнал «Тревога» из кафе. Экипаж Росгвардии незамедлительно прибыл по указанному адресу.
​В течение прошедшей недели сотрудники подразделений лицензионно-разрешительной работы Управления Росгвардии по Орловской области приняли от граждан 231 заявление по вопросам предоставления государственных услуг.
