Пресс-релизы //

Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?

В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.

Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.

Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.

Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.

В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.

Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.

Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.

Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022 Количество просмотров: 288
Страна: Россия

Что изменится в России с 1 февраля 2025 года, Компания "Гарант", 01:48, 17.02.2025, Россия236

Всего в феврале начнут действовать положения 115 федеральных актов, принятых на данный момент. Ключевые поправки касаются социальной сферы, трудовых отношений, налогообложения, ККТ, IT и иных сфер.

Росгвардеец напомнил орловским школьникам правила безопасности с учетом угроз атак беспилотников, Управление Росгвардии по Орловской области, 01:45, 17.02.2025, Россия229
В рамках ведомственной акции «Дни Росгвардии» помощник начальника территориального Управления подполковник полиции Сергей Захаров собрал за круглым столом учащихся и педагогов школы №12 им. И.Н. Машкарина.

С начала 2025 года это уже пятый случай обращения граждан в подразделения Росгвардии, Управление Росгвардии по Орловской области, 01:44, 17.02.2025, Россия225
Сотрудники отдела лицензионно-разрешительной работы Росгвардии по городу Орлу приняли от 72-летнего местного жителя составную часть незарегистрированного оружия на возмездной основе.

За неделю более 10 орловцев нарушили закон «Об оружии», Управление Росгвардии по Орловской области, 15:14, 29.01.2025, Россия1755
В течение прошедших семи дней сотрудники подразделений центра лицензионно-разрешительной работы Управления Росгвардии по Орловской области проверили соблюдение установленных правил оборота оружия у 85 граждан.

В Орле росгвардейцы рассказали журналистам об изменениях в размере госпошлин за оружие, Управление Росгвардии по Орловской области, 15:13, 29.01.2025, Россия1744

В рамках ведомственной акции «Дни Росгвардии» представители центра лицензионно-разрешительной работы Управления Росгвардии по Орловской области провели брифинг по вопросам увеличения размера госпошлин за предоставление государственных услуг в сфере оборота оружия.

В Орле росгвардейцы задержали разбившего автомат с игрушками хулигана, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:24, 28.01.2025, Россия268
Прецедент произошел на прошедших выходных в сетевом супермаркете на улице Октябрьской в Советском районе города Орла.

Орловские росгвардейцы рассказали школьникам о подвигах ленинградцев во время блокады, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:24, 28.01.2025, Россия203

В рамках Всероссийской ведомственной акции «Дни Росгвардии» представители Управления Росгвардии по Орловской области организовали и провели спортивно-патриотическую эстафету для учащихся школы №12 им. И.Н. Машкарина.

Орловские журналисты стали участниками турнира по стрельбе «Открытая Росгвардия — 2025», Управление Росгвардии по Орловской области, 05:52, 28.01.2025, Россия224

В преддверии 30-летия образования подразделений по взаимодействию со средствами массовой информации войск правопорядка пресс-служба Управления Росгвардии по Орловской области организовала ежегодный турнир по стрельбе «Открытая Росгвардия — 2025».

Орловские росгвардейцы отработали навыки эвакуации по сигналу «Пожарная тревога», Управление Росгвардии по Орловской области, 05:48, 28.01.2025, Россия1087
В подразделениях вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области прошли учения по подготовке личного состава при поступлении сигнала «Пожарная тревога».

Орловские росгвардейцы обсудили направления служебной деятельности управления вневедомственной охраны в 2025 году, Управление Росгвардии по Орловской области, 05:37, 28.01.2025, Россия188

В Управлении Росгвардии по Орловской области на базе одного из подразделений вневедомственной охраны прошел круглый стол по вопросам повышения эффективности служебно-боевой деятельности, в частности в сфере оказания услуг по обеспечению сохранности недвижимого имущества и автотранспорта физических лиц и организаций.

В Орле мужчина нашел на балконе ружье и сдал росгвардейцам, Управление Росгвардии по Орловской области, 05:37, 28.01.2025, Россия167
57-летний местный житель обнаружил во время проведения ремонтных работ в недавно приобретенной квартире на улице Грузовой лежащее на балконе и завернутое в ветошь охотничье ружье.

COMITAS входит в перечень системообразующих организаций российской экономики., COMITAS, 05:33, 28.01.2025, Россия83
Минэкономразвития России включил компанию COMITAS в перечень системообразующих организаций российской экономики

Орловские росгвардейцы определили победителей региональной Спартакиады, Управление Росгвардии по Орловской области, 05:18, 28.01.2025, Россия208
В Управлении Росгвардии по Орловской области состоялось награждение победителей ежегодной Спартакиады среди подразделений регионального правоохранительного ведомства.

Сотрудники Росгвардии пресекли несколько хищений на охраняемых объектах, Управление Росгвардии по Орловской области, 05:17, 28.01.2025, Россия77

В последние дни наряды вневедомственной охраны Росгвардии успешно предотвратили ряд попыток хищений на охраняемых объектах в городе Орле. В результате оперативной работы трое местных жителей были задержаны за кражу различных товаров из торговых заведений Северного и Железнодорожного районов.

За неделю росгвардейцы изъяли у орловцев пять единиц оружия, Управление Росгвардии по Орловской области, 05:16, 28.01.2025, Россия84

В период с 13 по 20 января сотрудники центра лицензионно-разрешительной работы Управления Росгвардии по Орловской области провели 93 проверки владельцев гражданского оружия, по итогам которых составили 5 административных протоколов.