 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 352
Страна: Россия
| Что изменится в России с 1 февраля 2026 года, Компания "Гарант", 23:31, 31.01.2026, Россия122 |
| Февраль традиционно уступает январю "пальму первенства" по числу вступающих в силу поправок в законодательстве. Тем не менее, изменения есть, и некоторые из них очень значимые как для граждан, так и для бизнеса. |
| В Орле росгвардейцы задержали за кражу мужчину, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:53, 31.01.2026, Россия34 |  |
| Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области задержали уроженца Рязанской области в торговом центре города Орла. |
| За неделю росгвардейцы совершили более 200 выездов по тревоге, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:13, 27.01.2026, Россия166 |  |
| В течение прошедшей недели сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области осуществили 206 выездов по сигналам тревоги, с охраняемых объектов и жилых помещений. Во взаимодействии с региональным УМВД группы задержания регионального ведомства выезжали на места происшествия 5 раз. |
| Росгвардия провела турнир по стрельбе среди представителей СМИ, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:36, 27.01.2026, Россия153 |  |
| В рамках ведомственной акции «Дни Росгвардии» в стрелковом клубе города Орла состоялся ежегодный турнир по стрельбе из пистолета среди представителей средств массовой информации «Открытая Росгвардия — 2026». |
|
|
