 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 296
Страна: Россия
| Что изменится в России с 1 апреля 2025 года, Компания "Гарант", 17:05, 28.03.2025, Россия49 |
| Всего в апреле начнут действовать положения 50 федеральных актов, принятых на данный момент. Ключевые поправки касаются социальной сферы, военной службы, транспорта, образования, трудовых отношений, налогообложения, IT, связи, рекламы, банковской сферы и кредитования и иных сфер. |
| В Орле росгвардейцы приняли участие в гарнизонном разводе, Управление Росгвардии по Орловской области, 12:15, 22.03.2025, Россия188 |  |
| На центральной площади Орла прошел гарнизонный развод с участием сотрудников правоохранительных органов и представителей региональных органов исполнительной власти. Управление Росгвардии по Орловской области представил личный состав подразделений вневедомственной охраны. |
| Росгвардейцы приняли участие в семинаре для педагогов, Управление Росгвардии по Орловской области, 12:14, 22.03.2025, Россия116 |  |
| Представители регионального Управления Росгвардии приняли участие в семинаре, который был организован для педагогов-психологов, педагогов-организаторов, классных руководителей, советников директоров по воспитательной работе и взаимодействию с детскими общественными объединениями Орловского муниципального округа. |
| Сотрудники Росгвардии примут участие в Диктанте Победы, Управление Росгвардии по Орловской области, 12:14, 22.03.2025, Россия93 |  |
| В Орле военнослужащие и сотрудники Росгвардии примут участие в международной исторической акции «Диктант Победы», которая направлена на увековечение памяти о Великой Отечественной войне. |
| Орловские росгвардейцы обработали свыше 2500 заявлений через портал "Госуслуги", Управление Росгвардии по Орловской области, 19:38, 17.03.2025, Россия412 |  |
| Сотрудники Управления Росгвардии по Орловской области отмечают значительное увеличение числа обращений граждан через портал "Госуслуги". С начала 2025 года было обработано более 2500 заявлений, что свидетельствует о росте популярности электронных сервисов среди населения. |
|
|
