Пресс-релизы //

Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?

В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.

Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.

Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.

Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.

В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.

Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.

Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.

Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022 Количество просмотров: 303
Страна: Россия

В Орле сотрудники Росгвардии задержали мужчину, подозреваемого в краже, Управление Росгвардии по Орловской области, 07:55, 02.06.2025, Россия174
Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области задержали гражданина, подозреваемого в совершении кражи алкогольной продукции.

Сотрудники и военнослужащие Росгвардии сдали итоговые зачеты за зимний период подготовки, Управление Росгвардии по Орловской области, 23:51, 01.06.2025, Россия171

В рамках мероприятий контрольной проверки за зимний период подготовки военнослужащие и сотрудники Управления Росгвардии по Орловской области на протяжении двух недель сдавали зачеты и демонстрировали специальные навыки.

Во вневедомственной охране проведено совместное пожарно-тактическое занятие с участием сотрудников МЧС, Управление Росгвардии по Орловской области, 23:51, 01.06.2025, Россия98
Представители Росгвардии совместно с сотрудниками регионального МЧС провели учебное занятие по решению пожарно-тактических задач с личным составом на базе вневедомственной охраны.

Сотрудники Росгвардии приняли участие в обеспечении безопасности празднования Дня пограничника, Управление Росгвардии по Орловской области, 23:51, 01.06.2025, Россия108
Сотрудники Росгвардии совместно с представителями других правоохранительных структур обеспечили охрану общественного порядка и безопасность при проведении памятных мероприятий, приуроченных ко Дню пограничника.

Представители Росгвардии приняли участие в межведомственных учениях, Управление Росгвардии по Орловской области, 08:58, 29.05.2025, Россия350
Сотрудники Росгвардии совместно с представителями иных силовых структур провели совместную тренировку по нейтрализации диверсионных угроз и ликвидации чрезвычайных ситуаций на социально значимом объекте.

За неделю орловские росгвардейцы приняли 229 обращений по вопросам оказания госуслуг, Управление Росгвардии по Орловской области, 08:58, 29.05.2025, Россия311
В период с 19 по 26 мая росгвардейцы приняли 229 обращений по вопросам оказания госуслуг, рассмотрели 188 ранее поданных заявлений, выдали 165 лицензий и разрешений.

Росгвардейцы за выходные пресекли дебош на охраняемом объекте, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:21, 27.05.2025, Россия141
В течение прошедших выходных сотрудники вневедомственной охраны задержали двух граждан, подозреваемых в хулиганстве.

Представители Росгвардии проводят проверку готовности детских оздоровительных учреждений к летнему сезону, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:21, 27.05.2025, Россия142
Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области, в составе комплексной комиссии, осуществляют инспекционные мероприятия в детских оздоровительных лагерях.

Что изменится в России с 1 июня 2025 года, Компания "Гарант", 22:17, 27.05.2025, Россия87

Всего в июне начнут действовать положения 79 федеральных актов, принятых на данный момент. Ключевые поправки касаются трудовой сферы, IT-технологий, образования, банковской деятельности, бизнеса, налогообложения и иных сфер. Рассмотрим самые интересные изменения.

Росгвардейцы в Орле задержали мужчину, нанесшего гражданину ножевое ранение, Управление Росгвардии по Орловской области, 10:10, 24.05.2025, Россия547
Сотрудники вневедомственной охраны Росгвардии по Орловской области задержали подозреваемого в нанесении ножевого ранения гражданину.

Росгвардейцы разъясняют орловцам, как защитить квартиры от взлома, Управление Росгвардии по Орловской области, 10:09, 24.05.2025, Россия453
Сотрудники вневедомственной охраны Росгвардии информируют жителей Орловской области о способах обеспечения сохранности имущества.

Представители Росгвардии рассказали радиослушателям о правилах хранения, перевозки и использования оружия и боеприпасов, Управление Росгвардии по Орловской области, 20:14, 22.05.2025, Россия81

Представители Управления Росгвардии по Орловской области посвятили еженедельный выпуск программы «Всегда на страже» на «Экспресс Радио Орел» информированию о необходимости соблюдения правил хранения, перевозки и использования оружия и боеприпасов.

Росгвардейцы задержали подозреваемого в краже из магазина, Управление Росгвардии по Орловской области, 20:14, 22.05.2025, Россия287
В Орле сотрудники вневедомственной охраны регионального Управления Росгвардии задержали гражданина 1988 года рождения, пытавшегося похитить из супермаркета товарно-материальные ценности.

Участниками семинара по противодействия экстремизму и терроризму стали сотрудники Росгвардии, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:37, 21.05.2025, Россия129

В рамках ведомственной акции «Дни Росгвардии» сотрудники Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации приняли участие в семинаре, посвященном вопросам противодействия экстремизму и терроризму.

За неделю орловские росгвардейцы выдали 170 лицензий, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:36, 21.05.2025, Россия85

В течение прошедшей недели сотрудники Центра лицензионно-разрешительной работы Управления Росгвардии по Орловской области проверили соблюдение установленных норм оборота оружия у 107 граждан.