 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 469
Страна: Россия
| В Орле росгвардейцы обеспечили безопасность на футбольном матче, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:51, 21.10.2026, Россия104 |  |
| Сотрудники и военнослужащие Управления Росгвардии по Орловской области совместно с представителями других силовых структур обеспечили общественную безопасность и порядок во время проведения футбольного матча Второй лиги Б первенства России. |
| Сотрудники ОМОН «Крепость» почтили память кавалера ордена Мужества Владислава Лапочкина, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:47, 21.10.2026, Россия63 |  |
| 16 октября исполнилось 23 года со дня гибели старшего прапорщика Владислава Анатольевича Лапочкина — кавалера ордена Мужества, погибшего при исполнении служебного долга. В памятную дату сотрудники ОМОН «Крепость» Управления Росгвардии по Орловской области провели ряд мероприятий, отдавая дань уважения своему боевому товарищу и сохраняя традиции служебного братства. |
| Представители Росгвардии рассказали ливенским школьникам о возможностях поступления в ведомственные вузы, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:15, 21.10.2026, Россия73 |  |
| В рамках акции "Дни Росгвардии" представители ливенского отделения вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области провели профориентационное мероприятие со старшеклассниками школы №2 города Ливны. Встреча была организована с целью познакомить школьников с деятельностью войск национальной гвардии, а также помочь им определиться с выбором будущей профессии. |
|
|
