 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 438
Страна: Россия
| Росгвардейцы отработали более 700 выездов по тревоге за месяц, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:57, 03.06.2026, Россия669 |  |
| В течение прошедшего месяца сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области осуществили 780 выездов по сигналам тревоги, поступившим с охраняемых объектов и жилых помещений. |
| Сотрудники Росгвардии приняли участие во всероссийских учениях, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:56, 03.06.2026, Россия725 |  |
| Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области приняли участие во всероссийских учениях. Отработка профессиональных навыков проходила на базе детского оздоровительного центра «Юбилейный», расположенного в Мценском районе. |
| Росгвардейцы приняли участие в обеспечении правопорядка в День Святой Троицы, Управление Росгвардии по Орловской области, 15:49, 02.06.2026, Россия281 |  |
| Сотрудники и военнослужащие подразделений регионального Управления Росгвардии, совместно с представителями других силовых структур, обеспечили правопорядок и общественную безопасность в период проведения мероприятий, приуроченных к празднованию Дня Святой Троицы. |
| Росгвардейцы задержали дебошира в орловском кафе, Управление Росгвардии по Орловской области, 15:43, 02.06.2026, Россия219 |  |
| Сотрудники вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области предотвратили противоправную деятельность в сетевом кафе города Орла. |
| Что изменится в России с 1 июня 2026 года, Гарант, 23:24, 30.05.2026, Россия423 |
| Всего в июне начнут действовать положения 135 федеральных актов, принятых на данный момент. Ключевые поправки касаются: социальной сферы, труда, образования, банков и платежей, бизнеса и налогов, военной службы, транспорта и перевозок, миграции, иных сфер. |
| Орловцы сдали в Росгвардию два ружья, Управление Росгвардии по Орловской области, 23:06, 30.05.2026, Россия271 |  |
| В течение прошедшей недели сотрудники отделений лицензионно-разрешительной работы Управления Росгвардии по Орловской области приняли от граждан 2 единицы оружия на возмездной основе. |
| Общество «Знание» провело просветительскую лекцию для сотрудников ОМОН «Крепость», Управление Росгвардии по Орловской области, 23:06, 30.05.2026, Россия342 |  |
| В рамках ведомственной акции «Дни Росгвардии» в Управлении Росгвардии по Орловской области прошла лекция «Научные достижения России: история и современность», посвящённая вкладу российских учёных в мировую науку. Просветительское мероприятие было организовано при поддержке региональной общественной организации «Знание». |
| 50 призывников из Орловской области пройдут службу в воинских частях Росгвардии, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:26, 30.05.2026, Россия286 |  |
| В рамках весеннего призыва представители регионального Управления Росгвардии во взаимодействии с Военным комиссариатом Орловской области завершают отбор кандидатов для прохождения службы в воинских частях федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации. |
|
|
