 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 299
Страна: Россия
| Мужчина нашел оружие и сдал его в Росгвардию, Управление Росгвардии по Орловской области, 00:45, 04.05.2025, Россия315 |  |
| ​В отделение лицензионно-разрешительной работы Росгвардии по г. Орлу обратился местный житель 1992 г.р. с заявлением о добровольной сдаче найденного им оружия. |
| Росгвардейцы провели профориентационное занятие со школьниками, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:45, 30.04.2025, Россия213 |  |
| В рамках акции "Дни Росгвардии" сотрудники специального отряда быстрого реагирования «Орел» Управления Росгвардии по Орловской области провели профориентационное занятие для учащихся средней общеобразовательной школы № 37. |
| Более 150 раз за неделю росгвардейцы выезжали по тревожному сигналу, Управление Росгвардии по Орловской области, 22:42, 30.04.2025, Россия211 |  |
| В течение недели сотрудники подразделений вневедомственной охраны совершили более 150 выездов по сигналу тревоги с целью обеспечения общественного порядка, охраны имущества физических и юридических лиц, а также предотвращения противоправных действий. |
|
|
