 |
Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись для сотрудников?
В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде.
Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками? Об этом BLS рассказала на вебинаре 17 марта.
Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно, если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО. Закон дает два варианта: собственная инфосистема, которую компания разработает для себя, или платформа «Работа в России». Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 г. обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами.
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе акт о несчастном случае, инструктажи по охране труд, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников. А в чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ложиться это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП. Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров. ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 05:10, 21.03.2022
Количество просмотров: 458
Страна: Россия
| Росгвардейцы поговорили с представителем ГИБДД о безопасности дорожного движения, Управление Росгвардии по Орловской области, 14:59, 07.09.2026, Россия620 |  |
| В Ливенском отделении вневедомственной охраны Управления Росгвардии по Орловской области в рамках комплекса мероприятий по обеспечению безопасности дорожного движения и снижению тяжести последствий дорожно-транспортных происшествий в подразделениях прошла встреча личного состава ведомства с представителем регионального Управления Госавтоинспекции Орловской области. |
| Под руководством директора Росгвардии прошло межведомственное командно-штабное учение (видео), Управление Росгвардии по Орловской области, 12:13, 05.09.2026, Россия1054 |  |
| Масштабное межведомственное командно-штабное учение Росгвардии прошло одновременно в трёх субъектах Российской Федерации. Общее руководство учением осуществлял директор Росгвардии Герой России генерал армии Виктор Золотов. В активной фазе манёвров задействовались спецназ, авиация, артиллерийские и морские подразделения войск национальной гвардии, а также представители взаимодействующих структур. |
| Росгвардейцы пригласили на службу жителей Мценска, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:56, 03.09.2026, Россия319 |  |
| В кадровом центре «Работа России» Мценского района Орловской области прошла ярмарка вакансий. В рамках мероприятия представители Мценского отдела вневедомственной охраны предложили местным жителям возможности трудоустройства в войска национальной гвардии Российской Федерации. |
| В День знаний росгвардейцы обеспечили охрану общественного порядка, Управление Росгвардии по Орловской области, 21:41, 03.09.2026, Россия178 |  |
| Представители Управления Росгвардии по Орловской области совместно с другими правоохранительными ведомствами обеспечили охрану общественного порядка и общественную безопасность торжественных мероприятий, приуроченных ко Дню знаний. |
|
|
