 |
Как организовать электронный документооборот по охране труда?
Электронный документооборот – один из главных трендов времени. Если его правильно оформить, он сэкономит бюджет компании и трудозатраты сотрудников. Это касается и охраны труда. Но как и что в этой сфере можно перевести в цифровой вид? Этому был посвящен вебинар компании BLS 15 июня.
За последний год изменений по охране труда было немало. Сам электронный документооборот закрепили с 1 марта 2022 г. – в ст. 214.2 ТК РФ. Оттого и вопросов немало. Прежде всего, «в цифру» можно перевести все документы, которые делались на бумаге. В старом формате должны остаться 4 документа: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, трудовые книжки, инструктажи с подписями работников.
Другими словами, с учетом ст. 22.1 ТК РФ, все документы по охране труда, кроме акта расследования и документов по инструктажам можно оформлять электронно. Чтобы перейти на новый формат, потребуется соответствующий ЛНА, в котором надо указать порядок, сроки и весь процесс взаимодействия. Переводить можно все процессы или частично. Важно получить согласие сотрудников на переход. Возможно, кто-то откажется. Тогда, увы, для них придется готовить документы на бумаге. Так или иначе расходы на перевод, создание электронной подписи будет нести работодатель.
В зависимости от вида документа, подписывать его можно разными электронными подписями . К счастью, разъяснения есть в законе: какую подпись в каких случаях применять, перечислено в ст.22.3 ТК РФ.
В целом, сегодня охрана труда позволяет перевести в электронный вид большую часть задач. В их числе: протоколы проверки знаний, листы ознакомления, документы на медосмотр, предписания, документы по спецоценке, средствам индивидуальной защиты, оценке профрисков. Также можно оформлять акт по работам повышенной опасности и вести учет микротравм. Между прочим, в совокупности на эти темы приходится более 50% рабочего времени специалиста по охране труда. А еще отвлекаться приходиться и HR-специалисту, который проверяет документы сотрудников.
Что касается ответственности за ошибки и нарушения, то ЭДО в охране труда также «базируется» на ст. 5.27.1 КоАП РФ. В зависимости от вида нарушения компания может получить до 150 тыс. рублей штрафа на одного сотрудника. В этой связи надо учесть новый риск: если электронный документ будет подписан неправильно, проверка может приравнять это к отсутствию подписи или отсутствию документа в целом. Поэтому подходить к электронному документообороту надо внимательно.
Да, электронный формат сегодня имеет свои ограничения, например, документ нельзя подписать «позже», а только сегодняшней датой, доступ в ЭДО для проверки придется предоставлять надзорным органам, на первом этапе компании придется потратиться на программное обеспечение, приобретение ЭЦП. С учетом этого, лучше всего провести аудит по охране труда, оценить финансовые затраты, взвесить трудозатраты. Но и выгоды будут видны очень скоро, так что переход на ЭДО, даже частичный, - это вопрос времени.
Контактное лицо: Сергей
Компания: BLS
Добавлен: 22:55, 16.06.2022
Количество просмотров: 254
Страна: Россия
| Как освободить от рутины кадровика, бухгалтера и HR, Компания «Ф1» Пермь (Saby, ЭП, кассы), 05:46, 27.01.2025, Россия144 |
| Бесплатный вебинар на тему: «Как освободить от рутины кадровика, бухгалтера и HR»
30 января 12:00 по Перми
Приглашаем на вебинар, который поможет оптимизировать кадровый учет, ускорить документооборот и снизить риски потери данных |
| 28 ноября PR Partner проведёт кейсориум на тему личного бренда, PR Partner, 19:55, 12.11.2024, Россия489 |
| PR Partner приглашает на кейсориум, где мы обсудим, как продвигать личный бренд руководителя, почему репутация важна для развития бизнеса, и как начать общаться со СМИ уверенно.
Событие пройдёт 28 ноября с 10:30 до 13:30. Встречаемся за чашкой кофе в комфортном бизнес-пространстве в центре Москвы. |
| 15 ноября «МедиаДрайверы» проведут бесплатный образовательный питчинг в Москве., АНО "Сеть", 19:04, 08.11.2024, Россия185 |
| 15 Ноября в Москве пройдёт нетворкинг «Прожарка» для инициативной молодёжи от команды МедиаДрайверов.
Проект проводит некоммерческая организация «Сеть» при поддержке Общественной палаты РФ.
«Прожарка» от «МедиаДрайверов» - это образовательный разбор бизнес-проектов и новых продуктов на стадии запуска для всех желающих. |
|
|
