 |
В популярном туристическом комплексе «Манжерок» Республики Алтай завершился первый этап внедрения автоматизированной системы «ДЕЛО»
Осенью текущего года завершился первый этап проекта внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай. В рамках проекта пользователями СЭД стали в общей сложности более 60 сотрудников туристической организации.
Курорты горного Алтая ежегодно привлекают миллионы туристов не только со всех уголков нашей необъятной Родины, но также гостей из Азии и Европы. Всесезонный курортный комплекс «Манжерок» расположен в самом центре семейного отдыха Республики Алтай, близь популярного у туристов озера Манжерокское. Инвестиционный проект развития круглогодичного курорта является одним из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.
Горнолыжный комплекс «Манжерок», помимо горнолыжных трасс, канатной дороги, и проката профессионального снаряжения, предлагает своим гостям разнообразные экскурсии, оборудованный пляж, катания на снегоходах, лошадях и квадроциклах. На территории есть также гостиничный комплекс, баня, спортивные площадки и множество интересных мест для посещения с детьми: начиная с верёвочного парка, и заканчивая «перевернутым домом» - необычным сооружением, где можно пройтись по потолку, и оглядеть всё «сверху вниз». Стоит также отметить, что именно здесь расположился первый в Сибири профессиональный байк-парк.
Цели и задачи проекта
Не менее интересно и «закулисье» туристического комплекса. Огромная территория, широкий спектр услуг и развлечений накладывают свой отпечаток на управленческие бизнес-процессы предприятия. Организационно-обеспечительная деятельность курорта так или иначе связана с большим потоком документов, будь то входящая корреспонденция, внутренние документы или же договоры с контрагентами. Основную массу таких бизнес-процессов составляют именно договорная работа и закупочная деятельность, автоматизация которых постепенно назревала по мере расширения бизнеса.
Так, с очередным витком развития, в 2018 году руководством организации было принято решение о внедрении системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов (СЭД), способной упорядочить как общие делопроизводственные процессы, так и архивное дело, коллегиальную работу, автоматизировать на предприятии управление заданиями и поручениями. Изначально, ответственными за подбор СЭД специалистами рассматривалось несколько систем российских и зарубежных разработчиков, однако по ключевым параметрам ТЗ наиболее подходящей под нужды и требования заказчика оказалась система электронного документооборота «ДЕЛО».
Основная цель внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок», как уже было сказано выше, - автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:
Работа с документами: Возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов.
Работа с задачами и поручениями: Возможность постановки задач, контроль сроков исполнения.
Работа с договорами: Возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики.
Работа с совещаниями: Протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей).
Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД.
Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.
Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:
создание заявки на закупку в электронном виде;
прохождение согласования заявки;
формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.
Ситуация до начала проекта внедрения
До внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО, все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме.
В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения:
сокращение времени движения документов;
уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов;
ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации;
сокращение времени согласования договоров;
автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки.
В качестве исполнителей проекта были приглашены специалисты отдела внедрения компании КС-Консалтинг, которые выполнили обследование действующего документооборота и сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании.
Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.
Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов.
Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля.
Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки.
Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.
По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.
Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «ДЕЛО-WEB» и «ДЕЛО») и специалисты (конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы ДЕЛО. Также предполагается выделить 3 АРМ для руководителей дирекции в Москве.
Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД ДЕЛО было установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО.
На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018.
Подробная информация о втором этапе внедрения СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе Манжерок появится в ближайшем месяце. Следите за новостями на нашем сайте.
Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28805
Контактное лицо: Власова Татьяна Сергеевна
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 01:50, 22.11.2018
Количество просмотров: 490
Страна: Россия
| «1С-Рарус» на 20% ускорил подготовку отчетности и расчет себестоимости в «Криогаз», 1С-Рарус, 00:13, 06.08.2026, Россия767 |
| Компания «Криогаз» совместно «1С‑Рарус» перевела регламентированный учет с «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:Управление холдингом 8». Проект позволил вдвое сократить время для сведения данных за месяц и на 20% ускорить формирование отчетности. Обеспечен корректный расчет себестоимости продукции с учетом специфики энергозатратного производства. |
| UDV Group: кибератаки становятся доступнее для преступников и дороже для бизнеса, UDV Group, 00:07, 06.08.2026, Россия225 |
| Российский разработчик решений в области киберустойчивости UDV Group отмечает: снижение цены входа в киберпреступность повышает риски для компаний любого масштаба. Готовые инструменты, RaaS-платформы, фишинговые наборы и рынок первичного доступа увеличивают число атак, а для бизнеса последствия успешного инцидента выражаются в простое, выкупе, утечках и долгом восстановлении. |
| ГИГАНТ — Комплексные системы: перехваченные данные взломают позже, ГИГАНТ, 00:05, 06.08.2026, Россия258 |
| Сергей Семикин, СЕО российского производителя оборудования “ГИГАНТ — Комплексные системы”рассказал о том, что квантовая угроза — это вопрос национальной безопасности, а не только ИБ-отдела, и что данные можно перехватывать сейчас для расшифровки в будущем (Q-Day). |
| UDV Group: при Zero-Day компаниям нельзя просто ждать патча, UDV Group, 00:05, 06.08.2026, Россия238 |
| Российский разработчик решений в области киберустойчивости UDV Group предупреждает о рисках неизвестных уязвимостей для бизнеса. Эксперт компании Иван Бурмистров объяснил, как организациям действовать до выхода исправления, сохранить доказательства атаки и не вернуть злоумышленника в сеть вместе с восстановленной системой. |
| ИТ-компания «Андагар» запустила серию внутренних митапов по работе с ИИ, Андагар, 00:03, 06.08.2026, Россия207 |
| В компании «Андагар» стартовала серия внутренних митапов, посвященных практическому использованию искусственного интеллекта.
На первой встрече и сотрудники, и руководители компании поделились личным опытом работы с современными ИИ-инструментами, обсудили успешные кейсы, ограничения различных моделей и обменялись полезными лайфхаками, которые уже помогают в ежедневной работе. |
| Во Владивостоке открылся демоцентр «Гравитон», «Гравитон», 00:01, 06.08.2026, Россия237 |  |
| Гравитон» совместно со своим золотым партнером — системным интегратором «Бизнес Поставка» — объявили об открытии демоцентра во Владивостоке. Площадка разместилась в главном офисе «Бизнес Поставки». |
|
|
