Как организовать электронный документооборот между учреждениями и поставщиками?
О РЕШЕНИИ Программное решение было создано для организации эффективного взаимодействия с системой электронного документооборота (СЭДО) и другими системами. Оно позволяет заказчикам (казенным, бюджетным, автономным учреждениям) и поставщикам услуг (работ): - обмениваться первичными документами (счета-фактуры, акты выполненных работ, контракты или договоры и т.п.); - проводить их проверку и утверждение; - получать документы, заверенные электронной подписью. ПРЕИМУЩЕСТВА • Оптимизация процесса взаимодействия между заказчиками (казенными, автономными, бюджетными учреждениями) и поставщиками услуг в рамках исполнения заключенных контрактов и договоров, что ведет к ускорению процессов согласования и оплаты. • Получение счетов-фактур в электронной форме в соответствии с требованиями, утвержденными Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». • Получение первичных документов, выставленных в рамках заключенных контрактов, договоров, в электронной форме в соответствии с требованиями к форматам ФНС, которые могут использоваться при расчетах налога на добавленную стоимость и выступать в качестве приложений к налоговым декларациям (расчетам). • Возможность участия в процессе согласования с контрагентом первичных документов перед принятием к учету, отслеживание их актуального состояния, а также возможность отклонения в случае наличия ошибок или неточностей. ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ СИСТЕМЫ ЭДО И ДРУГИХ СИСТЕМ С СЭДО могут взаимодействовать системы исполнения бюджета, автоматизации закупочной деятельности и бухгалтерские системы, как вместе, так и отдельно каждая из них. Рассмотрим несколько вариантов организации совместной работы систем. 1. Схема взаимодействия СЭДО, «АЦК-Финансы», «АЦК-Госзаказ» и бухгалтерских систем. После размещения документов в СЭДО система «АЦК-Финансы» получает и может передавать их как в систему «АЦК-Госзаказ», так и в бухгалтерские системы. Взаимодействие с бухгалтерскими системами происходит посредством подсистемы информационного взаимодействия «БФТ.ПИВ». 2. Схема взаимодействия СЭДО, «АЦК-Финансы» и «АЦК-Госзаказ». В данном случае отсутствует взаимодействие с бухгалтерскими системами. Отличие процесса взаимодействия в том, что полученные системой «АЦК-Финансы» и переданные в «АЦК-Госзаказ» документы не попадают в систему бухгалтерского учета, заявка на оплату формируется сразу на основе денежного обязательства. 3. Схема взаимодействия СЭДО и «АЦК-Финансы». Если отсутствуют «АЦК-Госзаказ» и бухгалтерские системы, можно организовать взаимодействие системы ЭДО только с «АЦК-Финансы. В этом случае полученные из СЭДО документы поступают в «АЦК-Финансы» и дальше никуда не передаются. Формируется факт поставки, который связывается с денежным обязательством, и на основании его происходит оплата. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Для полноценного использования всех преимуществ программного решения необходимо наличие двух подсистем: • Подсистема электронной подписи документов. Наличие подсистемы позволяет не просто принимать первичные документы, а проводить их анализ, контроль, утверждать и подписывать. Поставщик будет видеть, что документы утверждены и приняты к оплате. • Подсистема учета кредиторской задолженности. Наличие подсистемы позволяет автоматизировать процесс учета кредиторской задолженности по фактически связанным услугам и авансовым платежам, которые осуществляются по договорам и контрактам. Позволяет учитывать все проведенные оплаты и контролировать наличие неисполненных обязательств. Важным преимуществом модуля является возможность построения отчетных форм для казенных, бюджетных и автономных учреждений, таких как: «Универсальный отчет по исполнению фактов поставки» и «Кредиторская задолженность по фактам поставки». А также наличие журнала учета первичных документов, который позволяет оперативно получать всю информацию о полученных фактах поставки. ПОЛУЧАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ Благодаря использованию программного решения для организации взаимодействия с системой ЭДО, удается достичь следующих результатов: • Сокращение расходов и временных затрат; • Оперативный контроль процесса согласования документов перед принятием к учету; • Возможность автоматической постановки на учет в ФНС; • Получение оперативной отчетности и информации о кредиторской задолженности.
Всю интересующую Вас информацию о программном решении Вы можете получить в Департаменте по развитию государственных и корпоративных проектов Компании БФТ:
25 марта комьюнити Digital4food проведет онлайн-встречу о том, как получить бизнес-эффект от уже внедренной 1С:ERP без дополнительных крупных вложений.
Хотите ускорить работу 1С или повысить прозрачность перехода с зарубежного софта на российскую платформу? Тогда присоединяйтесь к техническому вебинару GMONIT. Вместе поговорим о том, как сейчас выглядит рынок enterprise софта и каким образом компании решают вопросы повышения эффективности работы core-систем.
Приглашаем всех желающих на вебинар по теме развития и совершенствования сна в дизайне. Поговорим про инсайды от опытного дизайнера интерьера: от смарт кроватей до анатомического комфорта и кастомизации.
Эксперты ведущих заводов-изготовителей энергосберегающих технологий провели семинары для проектировщиков, конструкторов, менеджеров по комплектным поставкам, специалистов службы технической поддержки
18 февраля 2026 года в 12:00-14:00 (МСК) российская омниканальная CDP Sendsay проведёт бесплатный онлайн-вебинар «Как расти на перегретом digital-рынке и не довести клиента до рекламного токсикоза». E-commerce-специалисты, маркетологи и топ-менеджеры расскажут, как выстраивать персональные коммуникации, автоматизировать доверие клиентов и поддерживать рост бизнеса в 2026 году.
5 февраля в историческом ресторане отеля «Никитин» (Нижний Новгород) пройдёт эксклюзивный бранч для будущих мам «Эффект Моцарта: Симфония двух сердец». Событие соединит живую классику, экспертизу в области пренатальной психологии и авторскую гастрономию.
Организаторы — сеть салонов «Кенгуру» и сеть медицинских центров «Александрия».
Скандинавская Школа Экономики приглашает на вебинар «Влияние технологий на изменение мирового порядка и глобальную конкуренцию» c Максимом Цепковым, бизнес-аналитиком, экспертом по Agile, менеджменту самоуправления и soft skills.
22 ноября 2025 года состоялся 1С-День первокурсника для студентов Финансового университета при Правительстве РФ. Мероприятие проводится четвертый год подряд. 200 студентов узнали о карьерных перспективах в сфере 1С и попробовали себя в роли разработчиков на практическом мастер-классе.
Компания ЛУИС+ проведёт вебинар, посвящённый принципам выбора турникетов и современным решениям PERCo — ведущего российского производителя систем и оборудования безопасности, входящего в пятёрку мировых лидеров отрасли.
Москва, Россия, 22-23 ноября 2025 года, в подмосковной Жуковке пройдет интенсивный практический тренинг «Антикризисный план 2026 года» Олеси Бережной. Мероприятие предназначено для владельцев малого бизнеса, которые столкнулись с вызовами системного кризиса и ищут конкретные, работающие инструменты для стабилизации и вывода компании на траекторию выживания и роста.
