Как организовать электронный документооборот между учреждениями и поставщиками?
О РЕШЕНИИ Программное решение было создано для организации эффективного взаимодействия с системой электронного документооборота (СЭДО) и другими системами. Оно позволяет заказчикам (казенным, бюджетным, автономным учреждениям) и поставщикам услуг (работ): - обмениваться первичными документами (счета-фактуры, акты выполненных работ, контракты или договоры и т.п.); - проводить их проверку и утверждение; - получать документы, заверенные электронной подписью. ПРЕИМУЩЕСТВА • Оптимизация процесса взаимодействия между заказчиками (казенными, автономными, бюджетными учреждениями) и поставщиками услуг в рамках исполнения заключенных контрактов и договоров, что ведет к ускорению процессов согласования и оплаты. • Получение счетов-фактур в электронной форме в соответствии с требованиями, утвержденными Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». • Получение первичных документов, выставленных в рамках заключенных контрактов, договоров, в электронной форме в соответствии с требованиями к форматам ФНС, которые могут использоваться при расчетах налога на добавленную стоимость и выступать в качестве приложений к налоговым декларациям (расчетам). • Возможность участия в процессе согласования с контрагентом первичных документов перед принятием к учету, отслеживание их актуального состояния, а также возможность отклонения в случае наличия ошибок или неточностей. ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ СИСТЕМЫ ЭДО И ДРУГИХ СИСТЕМ С СЭДО могут взаимодействовать системы исполнения бюджета, автоматизации закупочной деятельности и бухгалтерские системы, как вместе, так и отдельно каждая из них. Рассмотрим несколько вариантов организации совместной работы систем. 1. Схема взаимодействия СЭДО, «АЦК-Финансы», «АЦК-Госзаказ» и бухгалтерских систем. После размещения документов в СЭДО система «АЦК-Финансы» получает и может передавать их как в систему «АЦК-Госзаказ», так и в бухгалтерские системы. Взаимодействие с бухгалтерскими системами происходит посредством подсистемы информационного взаимодействия «БФТ.ПИВ». 2. Схема взаимодействия СЭДО, «АЦК-Финансы» и «АЦК-Госзаказ». В данном случае отсутствует взаимодействие с бухгалтерскими системами. Отличие процесса взаимодействия в том, что полученные системой «АЦК-Финансы» и переданные в «АЦК-Госзаказ» документы не попадают в систему бухгалтерского учета, заявка на оплату формируется сразу на основе денежного обязательства. 3. Схема взаимодействия СЭДО и «АЦК-Финансы». Если отсутствуют «АЦК-Госзаказ» и бухгалтерские системы, можно организовать взаимодействие системы ЭДО только с «АЦК-Финансы. В этом случае полученные из СЭДО документы поступают в «АЦК-Финансы» и дальше никуда не передаются. Формируется факт поставки, который связывается с денежным обязательством, и на основании его происходит оплата. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Для полноценного использования всех преимуществ программного решения необходимо наличие двух подсистем: • Подсистема электронной подписи документов. Наличие подсистемы позволяет не просто принимать первичные документы, а проводить их анализ, контроль, утверждать и подписывать. Поставщик будет видеть, что документы утверждены и приняты к оплате. • Подсистема учета кредиторской задолженности. Наличие подсистемы позволяет автоматизировать процесс учета кредиторской задолженности по фактически связанным услугам и авансовым платежам, которые осуществляются по договорам и контрактам. Позволяет учитывать все проведенные оплаты и контролировать наличие неисполненных обязательств. Важным преимуществом модуля является возможность построения отчетных форм для казенных, бюджетных и автономных учреждений, таких как: «Универсальный отчет по исполнению фактов поставки» и «Кредиторская задолженность по фактам поставки». А также наличие журнала учета первичных документов, который позволяет оперативно получать всю информацию о полученных фактах поставки. ПОЛУЧАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ Благодаря использованию программного решения для организации взаимодействия с системой ЭДО, удается достичь следующих результатов: • Сокращение расходов и временных затрат; • Оперативный контроль процесса согласования документов перед принятием к учету; • Возможность автоматической постановки на учет в ФНС; • Получение оперативной отчетности и информации о кредиторской задолженности.
Всю интересующую Вас информацию о программном решении Вы можете получить в Департаменте по развитию государственных и корпоративных проектов Компании БФТ:
29 ноября в бизнес-инкубаторе Парка высоких технологий прошел семинар «Практический опыт внедрения МСФО: технологии и решения». Свой опыт представили эксперты компаний «1С-Рарус» и «ЭЛИТСОФТ».
Олег Максюта, руководитель ростовского офиса компании «Такском», выступил на практическом семинаре, организованном Комитетом по развитию транспортно-логистического комплекса Торгово-промышленной палаты Ростовской области
На митапе рассказали, как выстроить непрерывное наблюдение за состоянием приложений, вовремя предотвращать инциденты, при этом не зависеть от санкций и лицензий западных вендоров
Приглашаем на вебинар по управленческому учету в 1С
Управленческий учет. Разработка и автоматизация бюджетирования на решениях 1С
03 декабря С 11:00 ДО 12.00 По Мск
PR Partner приглашает на кейсориум, где мы обсудим, как продвигать личный бренд руководителя, почему репутация важна для развития бизнеса, и как начать общаться со СМИ уверенно.
Событие пройдёт 28 ноября с 10:30 до 13:30. Встречаемся за чашкой кофе в комфортном бизнес-пространстве в центре Москвы.
Аудиторско-консалтинговая группа «Деловой профиль» приглашает на вебинар «Иностранный бизнес: процедура и условия приобретения доли в российской компании». Мероприятие будет полезно компаниям и предпринимателям, работающим с зарубежными партнёрами или планирующим сделки с участием иностранного капитала.
Приглашаем вас принять участие в вебинаре на тему «Слияние и поглощение (M&A): Юридическая поддержка сделок по слиянию и поглощению в современных условиях».
15 Ноября в Москве пройдёт нетворкинг «Прожарка» для инициативной молодёжи от команды МедиаДрайверов.
Проект проводит некоммерческая организация «Сеть» при поддержке Общественной палаты РФ.
«Прожарка» от «МедиаДрайверов» - это образовательный разбор бизнес-проектов и новых продуктов на стадии запуска для всех желающих.
Академия Цифровизации Производства приглашает на бесплатный практический вебинар для главного бухгалтера производственного предприятия
«Демонстрация типовых возможностей 1С:ERP в регламентированном учете»
12 ноября 2024 в 11:00
Приглашаем вас принять участие в вебинаре на тему «Внутренний контроль в условиях турбулентности: как обеспечить устойчивость бизнеса».
Мероприятие состоится 29 октября 2024 года в 12:00 в онлайн-формате.
9 октября состоялся Единый семинар 1С для бухгалтеров и руководителей.
К онлайн-трансляции подключились 5 622 слушателя от компании «1С-Рарус». Участникам рассказали об изменениях законодательства, новшествах в налогообложении в 2025 году. Были продемонстрированы новые возможности программ и сервисов 1С.
7 ноября в 11.00 (мск) добро пожаловать на вебинар. Мы будем говорить о версии 24.3, показывать изменения в работе привычных функций и демонстрировать новые возможности.
