 |
Антикризис: Система электронного документооборота – эффективность, экономичность, контроль
В условиях мирового экономического кризиса российские предприятия вынуждены решать несколько принципиальных задач. С одной стороны, компании неизбежно будут снижать свои издержки. В том числе и за счет непопулярных мер – сокращения персонала, урезания зарплат, отказа от дорогостоящих проектов. С другой, существует необходимость сохранения технологических знаний по организации работы с документами.
Поэтому сегодня предприятия крупного, среднего и все чаще малого бизнеса в качестве элемента первичной автоматизации отдают предпочтение системам автоматизации документооборота. Они обеспечивают решение данных задач, в том числе позволяя сохранить управляемость и эффективность при меньшем числе сотрудников и сокращая затраты на изготовление, размножение и рассылку бумажных документов. Данных систем на рынке представлено достаточно много, и мы проанализируем их эффективность на примере системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО».
В Кемеровской области в 2007 году региональным представителем разработчика СЭД «ДЕЛО» «ЭОС» в Западной и Восточной Сибири «Корпоративные системы – Консалтинг» реализован ряд проектов. В частности, СЭД «ДЕЛО» была внедрена в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи». В компании отметили, что потребность перехода на СЭД была вызвана необходимостью обеспечить единую регистрацию в системе всех документов головных офисов и филиалов, а также гарантировать контроль исполнения всех резолюций и поручений к ним. В том же году в Омской области аналогичные задачи решались в производственно-строительной фирме «Полет и Ко», где серьезной проблемой стали невозможность обнаружить подлинник документа, отследить исполнение резолюций, долговременный процесс согласования договоров.
«В информационном обществе при любых экономических условиях инвестиции в ИТ-инфраструктуру остаются одним из базовых элементов в стратегии долгосрочного развития любой компании, – сообщил начальник отдела информационный технологий «Кемеровской Мобильной Связи» Николай Марченко. – В 2001 году у нас возникла острая потребность в переходе на безбумажное делопроизводство и управление электронными документами, учитывая постоянно растущее количество документов, циркулирующее в компании. Внедрение СЭД в данном случае оказалось не только более экономичным и контролируемым решением, но и наименее затратным по времени. СЭД «ДЕЛО» позволил не только автоматизировать бумажное делопроизводство, но и работать с учетом этапа развития нашей компании. Проект у нас начался еще в 2001 году, и процесс наращивания системы осуществлялся по мере необходимости».
Преимущества электронного делопроизводства очевидны любому специалисту. В частности, если речь идет о крупных компаниях с территориально-распределенной структурой, то, в первую очередь, все подразделения получают регламентированный доступ к соответствующим электронным документам. Таким образом, формируется единое информационное пространство для производственных площадок, которые могут быть рассредоточены по территории всей страны или региона. В «Кемеровской Мобильной связи» были объединены головной офис предприятия в Кемерово и филиал в Новокузнецке. Наряду с возможностью быстрого внедрения, важным моментом является то, что СЭД «ДЕЛО» позволяет интегрироваться с наиболее распространенными решениями мировых и отечественных производителей информационных технологий. В частности с продуктами «1С», Microsoft, Oracle и др.
Автоматизация документооборота позволяет решать ключевые задачи не только по оптимизации работы с финансовыми документами, снижению временных затрат на работу с ними, но и обеспечивает защиту коммерческой информации. Ее защита становится особенно актуальной, когда сокращение персонала неизбежно. В этом случае, руководству компании необходимо обеспечить сохранность баз данных по заказчикам, финансовой документации и пр.
«Функционал СЭД «ДЕЛО» позволяет гарантировать информационную безопасность, например, через разграничение прав доступа к документам между пользователями, – сказал Николай Марченко. – Кроме того, возможна настройка доступа к документам только для пользователей, зарегистрированных в системе. В результате, нам удалось избежать неконтролируемого перемещения бумажных копий по различным кабинетам, что в случае их потери отрицательно влияет на политику информационной безопасности».
Как показывает практика, в результате внедрения СЭД на российских предприятиях процесс согласования, занимавший прежде от нескольких недель, сокращается до одного двух дней. При этом автоматически решаются вопросы с контролем, сохранностью и правильной адресацией важных документов, а также исполнительской дисциплиной ответственных сотрудников. В «Кемеровской Мобильной Связи» СЭД «ДЕЛО» расширила возможности руководства по управлению предприятием, упростила процедуры подготовки документов и принятия решений.
Контактное лицо: Швецова Екатерина
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 13:24, 01.12.2008
Количество просмотров: 704
| В кадровом резерве, филиал "Северный" ООО "ЛокоТех-Сервис", 21:37, 04.01.2026, Россия249 |
| Техник сервисного локомотивного депо Сольвычегодск Северного филиала компании «ЛокоТех-Сервис» Алина Леготина прошла стажировку в Российском профессиональном союзе железнодорожников и транспортных строителей в Москве. |
| ЕДИНЫЙ ЦУПИС — среди «Лидеров кибербезопасности», ЕДИНЫЙ ЦУПИС (НКО "Мобильная карта"), 21:39, 04.01.2026, Россия263 |
| Жюри премии «Лидеры кибербезопасности» объявило список компаний-победителей, чьи проекты и решения задают новые стандарты защиты цифрового пространства. ЕДИНЫЙ ЦУПИС, платежный сервис в регулируемой индустрии развлечений, стал лауреатом премии в номинации «За эффективное противодействие киберугрозам и мошенничеству». |
| CommuniGate Pro: вышел новый продуктовый релиз 6.5.4, CommuniGate Pro, 21:35, 04.01.2026, Россия263 |  |
| Разработчик единой платформы корпоративных коммуникаций CommuniGate Pro выпустил обновление своего программного продукта. В версии 6.5.4 значительно улучшен веб-интерфейс, повышена стабильность работы в крупных инсталляциях и усилена информационная безопасность решения. |
| Вышла новая версия системы «Arenadata Harmony MDM 3.0», Гармония MDM, 21:34, 04.01.2026, Россия264 |  |
| Группа Arenadata выпустила новую версию системы Arenadata Harmony MDM (AD.MDM) 3.0 — российское self-service решение для управления мастер-данными и корпоративной нормативно-справочной информацией (НСИ). |
|
|
