 |
Законодательное Собрание Новосибирской области создает электронный архив: с системой «ДЕЛО» интегрировано «Архивное ДЕЛО»
В Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации документных процессов. В июне текущего года в организации появилось специализированное решение для работы с архивом – система «Архивное ДЕЛО». Она дополнила и расширила возможности СЭД «ДЕЛО», профессионального программного продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС (Москва), а внедрением занимались специалисты «КС-Консалтинг».
Начало электронного документооборота: «ДЕЛО», «КАДРЫ», «Мониторинг документов»
Автоматизировать документооборот с помощью специализированного прикладного ПО в Новосибирском областном Совете депутатов (предыдущее название Законодательного Собрания) начали еще в 2009 году. Стимулом для принятия решения о внедрении СЭД стал визит делегации Совета к коллегам: в 2008 году в рамках межпарламентского взаимодействия специалисты аппарата посетили Алтайский край. У соседей (в Алтайском краевом Законодательном Собрании) на тот момент давно и успешно использовалась система «ДЕЛО», и новосибирцы получили возможность увидеть все плюсы современной СЭД.
Установка «ДЕЛА» в аппарате НСО началась с канцелярии. Затем систему внедрили в приемных Председателя Совета, его заместителей, а также у ответственных за делопроизводство постоянных депутатских комитетов и комиссий. В 2013 году были закуплены дополнительные рабочие места СЭД, и возможность работать в «ДЕЛЕ» получили 100% сотрудников аппарата. В итоге система охватила документооборот всех подразделений.
Кроме этого, для всех пользователей СЭД были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» (собственная разработка «КС-Консалтинг», дополнительный модуль-информатор). В организации внедрили и систему «КАДРЫ». Она также разработана ЭОС (на данный момент распространяется по модели СПО), интегрирована с СЭД «ДЕЛО и используется для ведения кадрового делопроизводства.
В результате в аппарате Заксобрания НСО автоматизированы основные документные процессы – регистрация, вынесение резолюций, прохождение документов и их исполнение, а также работа с законопроектами. Сформирована единая база данных с возможностью просмотра электронных версий, прикрепленных к регистрационным карточкам, и поиска по любым реквизитам. Единственным участком «жизненного цикла» документооборота, которого изменения коснулись лишь частично, оставался архив, то есть организация хранения, использования и уничтожения законченных делопроизводством документов.
На пути к электронному архиву документов: «Архивное ДЕЛО» для оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел
Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность сотрудников аппарата Заксобрания.
Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система «Архивное ДЕЛО». С ее помощью планировалось решить следующие задачи:
• Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено.
• Организовать оперативное хранение дел.
• Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов.
• Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания.
В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в «ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела.
«Архивное ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель».
Сотрудник с ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Напомним, что списание документов в номенклатурные дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в «Архивное ДЕЛО» вручную.
Роль «Делопроизводитель» и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения.
Чтобы разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством документов, организовано их оперативное хранение в системе «Архивное ДЕЛО». Для доступа к ним приобретена пользовательская лицензия «Читатель». Возможности этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО». В планах на будущее – рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений (через ответственных за делопроизводство).
Установка и настройка системы проведена с помощью специалистов компании «КС-Консалтинг». В базу данных заложено максимальное количество информации: справочник «Фонды», фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник «Пользователи».
В рамках этого этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение для СЭД «ДЕЛО». В частности, закуплена подсистема «Управление процессами» (позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер «ДЕЛО-Web» (для доступа в СЭД через веб-интерфейс) и опция «Печать штрих-кода» (используется для распознавания бумажных документов при их сканировании).
Контактное лицо: Иванова Екатерина
Компания: ЭОС
Добавлен: 00:47, 20.06.2019
Количество просмотров: 413
Страна: Россия
| ГИГАНТ – Компьютерные системы: ИИ как помощник, а не замена, ГИГАНТ, 22:17, 14.07.2026, Россия205 |
| Сергей Семикин, СЕО компании “ГИГАНТ – Компьютерные системы” рассказал о том, что доверие к ИИ (7,7 из 10) оправдано лишь для вспомогательных задач, но не для самостоятельных действий, а также о том, что главные риски – это масштабирование ошибок через процессы и избыточные полномочия алгоритмов. |
| МегаФон нарастил зону уверенной связи в Удмуртии, МегаФон, 22:14, 14.07.2026, Россия211 |
| МегаФон запустил новое телеком-оборудование для жителей села Красное в Увинском районе Удмуртии. Это событие стало логичным продолжением работы оператора, начатой в текущем году. Теперь жители села могут оперативно связываться с семьей и родными, решать рабочие и бытовые вопросы. |
| С новой связью: МегаФон запустил 4G для сысертских садоводов, МегаФон, 22:12, 14.07.2026, Россия217 |
| Техническая служба оператора запустила новые базовые станции в Талицком и Сысертском муниципальном округах Свердловской области. Теперь стабильная мобильная связь и интернет от МегаФона доступны для жителей села Завьяловское, а также дачников СНТ «Новофомино». В целом новое качество цифровых услуг стало доступно примерно для тысячи человек. |
| OSMI IT и Intelsy составляют рейтинг российских AI-интеграторов, OSMI IT, 22:12, 14.07.2026, Россия215 |  |
| ИИ- и веб-интегратор OSMI IT совместно с компанией Intelsy исследуют российский рынок AI-интеграторов и оценивают выручку компаний от разработки и внедрения ИИ-решений. На основе собранных данных будет сформирован рейтинг, который будет опубликован на платформе Digirate. |
|
|
