 |
Служба единого заказчика Забайкальского края автоматизировала документооборот на СЭД «ДЕЛО»
Забайкальский край продолжает последовательно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и подведомственных структурах. В 2020 году СЭД «ДЕЛО», разработанную компаний ЭОС, внедрила «Служба единого заказчика» региона. В результате часть процессов согласования и внутренних документов учреждения полностью переведены в электронный вид. Поставщиком ПО и исполнителем проекта стал «золотой партнер» ЭОС – барнаульская компания «КС-Консалтинг».
На старте: бумажный документооборот плюс опыт работы в базе СЭД Правительства
Государственное казенное учреждение «Служба единого заказчика» Забайкальского края подведомственно региональному Министерству строительства, дорожного хозяйства и транспорта. Учреждение обеспечивает осуществление Министерством государственных функций и государственных услуг в сфере дорожной деятельности и промышленно-гражданского строительства.
До внедрения СЭД документооборот в ГКУ был организован по централизованной «бумажной» схеме. Точкой «входа» и «выхода» всех документов являлась приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов корреспонденции: письма входящие и исходящие, служебные записки, протоколы и распоряжения исполнительных органов власти, доверенности, протоколы лабораторных испытаний, извещения.
Контроль исполнения также был организован в «бумажном» формате. Входящие документы, подлежащие исполнению, доводились до сотрудников под роспись. Но контролировать исполнителей при таком подходе было сложно. Кроме того, существовали стандартные для бумажного документооборота проблемы – необходимость делать копии для всех сотрудников, задействованных в документных процессах, а также трудности с поиском нужных документов.
На момент принятия решения о внедрении в организации СЭД у руководства и специалистов ГКУ уже было некоторое представление о возможностях систем электронного документооборота, так как в организации использовалось 1 рабочее место СЭД «ДЕЛО» Правительства региона. Напомним, что в Забайкальском крае более 10 лет функционирует Единая СЭД, в которой работают все органы власти субъекта, а для многих подведомственных учреждений реализована возможность доступа к общей БД Правительства.
Автоматизация по максимуму в условиях бюджетных ограничений
На старте проекта перед группой внедрения стояло несколько задач:
1. Перевести в электронный вид работу с договорами и другими документами, которые необходимо согласовывать с несколькими сотрудниками.
2. Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простыми и понятными принципами поиска.
3. Обеспечить средствами СЭД контроль сроков исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников.
Проект требовалось реализовать в условиях достаточно узких бюджетных рамок, что определило специфику лицензирования приобретаемого программного обеспечения. Обеспечить возможность работы в СЭД максимальному количеству персонала учреждения позволили конкурентные лицензии.
Кроме основного приложения, были приобретены опции «Сканирование без распознавания». Также закуплены лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование» и лицензии приложения «Мониторинг документов». Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает новые события в системе «ДЕЛО» и уведомляет пользователя о них, причем оно работает и без запуска СЭД.
Все работы – от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию и обучения – заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года). Сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе в СЭД. Отдельно обучались регистраторы и системные технологи, отдельно – обычные пользователи и руководство. В период авторского надзора все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» в течение 10 дней осваивали систему на практике.
Что получилось: частично безбумажный документооборот, планы на внедрение ЭП и СЭВ для взаимодействия с Правительством
В результате бюджетные ограничения не помешали решить задачи, озвученные на старте проекта. В частности, в электронный вид переведены следующие процессы:
• регистрация документов;
• ознакомление;
• контроль исполнения;
• согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации.
Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид.
Приобретение опции «ЭП и шифрование» позволит учреждению начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края.
Также в планах ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края – наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота и для обеспечения прозрачности обработки документов.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 23:40, 26.01.2021
Количество просмотров: 286
Страна: Россия
| Весна в Желдорреммаше – время встречи гостей, https://ao-zdrm.ru/, 19:26, 18.04.2025, Россия307 |
| На заводах АО «Желдорреммаш» стартовал весенний этап профориентационной «Недели без турникетов». Производственные площадки компании посетит несколько тысяч человек. Масштабная всероссийская акция, проводимая под эгидой Союза машиностроителей России, продлится до конца апреля |
| «Кит-системс» расширяет сотрудничество с QTECH, Кит-систепмс, 19:21, 18.04.2025, Россия302 |
| Системный интегратор «Кит-системс» подтвердил партнерскую авторизацию российского производителя телекоммуникационного и серверного оборудования – компании QTECH на 2025 год. |
| Обновлена платформа мониторинга данных Smart Monitor, VolgaBlob, 19:04, 18.04.2025, Россия69 |  |
| На конференции VB-Trend 2025 компания VolgaBlob представила новую версию своего флагманского продукта Smart Monitor. В релизе 5.0 усовершенствована технология поиска Search Anywhere, появился инструмент для заметок Smart Notebooks |
| Новый импульс развития аддитивных технологий для российских промышленных предприятий, Группа "Борлас", 19:04, 18.04.2025, Россия59 |
| Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого и Группа «Борлас» (входит в ГК Softlinе) подписали соглашение о стратегическом партнёрстве с целью обучения студентов и специалистов промышленных предприятий технологическим инновациям, а также для создания инженерно-производственных центров аддитивных лазерных технологий совместно с ведущими российскими промышленными предприятиями. |
|
|
