 |
Институт математики им. С. Л. Соболева перевел документооборот в СЭД «Дело»
В начале 2022 года специалисты «КС-Консалтинг» реализовали проект по автоматизации документооборота в ФГБУН «Институт математики им. С. Л. Соболева». Институт входит в состав Сибирского отделения Российской академии наук, является одним из мировых научных математических центров и лидером по числу сотрудников среди российских научно-исследовательских институтов в области математики.
Ситуация до начала проекта
В связи с большим количеством внутренних документов в организации возникла потребность перевести документооборот в электронный вид и наладить контроль исполнения поручений.
До начала проекта регистрация документов была реализована в бумажных журналах и разделена на 2 потока. Входящие документы, поступившие по электронной почте, регистрировал секретарь, а регистрацией остальных документов занималась канцелярия. Далее входящие, в зависимости от их важности и срочности, отправляли на первичное рассмотрение руководству.
Такой подход к ведению документооборота усложнял как оперативный поиск нужной информации, так и отслеживание исполнения поручений. Поэтому заказчик начал поиски программного продукта, который позволит решить следующие задачи:
1. Перейти от бумажной регистрации входящих и исходящих к электронной, чтобы упростить и ускорить как сам процесс, так и последующий поиск.
2. Избавить сотрудников от необходимости работать с бумажными оригиналами и перевести в СЭД весь маршрут движения документов, от поступления и регистрации до исполнения.
3. Иметь возможность отслеживать историю движения документа и его «судьбу» на всех этапах.
4. Наладить контроль исполнения поручений.
5. Использовать для утверждения некоторых групп документов электронную подпись.
В качестве оптимального решения, наиболее подходящего под уже существующие в организации процессы, была выбрана система электронного документооборота «Дело».
Важным аргументом в пользу выбора именно этой СЭД стала возможность сэкономить бюджет благодаря программе «Академическая лицензия». В рамках этой акции высшие учебные заведения, которые планируют использовать «Дело» для собственных управленческих нужд, получают скидку 50% на покупку лицензий.
Для других образовательных учреждений — школ, колледжей, гимназий — действует акция «Школьная лицензия», по которой предоставляется скидка 80% на лицензии СЭД «Дело» для оптимизации управленческих процессов.
Ход проекта
На подготовительном этапе специалисты «КС-Консалтинг» совместно с отделом документационного обеспечения составили «карту движения документов» в организации. По результатам обследования определили итоговое количество рабочих мест, которые необходимо подключить к СЭД, провели настройку и наполнение базы. На следующем этапе всех пользователей поделили на группы с учетом их ролей в системе и провели обучение.
Итоги проекта
Внедрение системы электронного документооборота позволило руководству института решить поставленные перед стартом проекта задачи:
✔ Электронная регистрация документов
Входящие документы по-прежнему делятся на 2 потока, в зависимости от пути поступления в организацию. Но теперь для секретаря в приемной настроена регистрация и отправка документов в СЭД по e-mail. Сотрудник канцелярии, ответственный за регистрацию документов, поступающих по другим каналам, использует для ускорения работы опцию «Сканирование без распознавания».
✔ Перенос «движения» документов СЭД, отслеживание маршрута
После регистрации документ движется дальше по своему электронному «пути» и поступает в личный кабинет руководителя для рассмотрения и ввода резолюции. Далее его перенаправляют начальникам отделов или непосредственно сотрудникам, ответственным за исполнение поручения по документу.
✔ Контроль исполнения поручений
После выполнения поручения пользователь вводит отчет об этом в СЭД. Контролем сроков исполнения занимается отдел по документационному обеспечению управления.
✔ Переход от ручной подписи к электронной
Электронная подпись на текущий момент не используется массово и применяется только руководством при подписании некоторых видов документов.
Чтобы сделать работу с системой более удобной и эффективной, также приобретено несколько лицензий на дополнительные опции: «EOS Desktop Service» для редактирования текстовых документов, «Мониторинг документов» для оперативного уведомления о новых событиях.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 17:25, 20.07.2022
Количество просмотров: 150
Страна: Россия
| ЕДИНЫЙ ЦУПИС и «Флант» стали лауреатами премии РБК Digital Awards, ЕДИНЫЙ ЦУПИС (НКО "Мобильная карта"), 02:19, 10.04.2024, Россия790 |
| ЕДИНЫЙ ЦУПИС и российская ИТ-компания «Флант» получили премию Digital Awards РБК Петербург за первое внедрение в финтех-отрасли платформы Deckhouse Kubernetes Platform. В исследовании отмечено, что платформа соответствует высоким регуляторным требованиям по безопасности, устойчивости и импортонезависимости. |
| 1С:Фастфуд. Фронт-офис прошел тестирование «Совместимо!», 1С-Рарус, 02:18, 10.04.2024, Россия793 |
| Отраслевой продукт Центра разработки «1С-Рарус» прошел сертификацию «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». Сертификат получил 1С:Фастфуд. Фронт-офис, предназначенный для автоматизации процессов обслуживания гостей. |
| Домклик перешел на безбумажный документооборот от HRlink, HRlink, 05:13, 09.04.2024, Россия179 |  |
| Онлайн-сервис Домклик перевел кадровый документооборот в электронный формат с помощью программного решения от HRlink. Половина сотрудников перешла на кадровый ЭДО в первый же месяц проекта. Сейчас сервис используют более 1000 человек. |
| PRO32 составил рейтинг городов с повышенным диджитал-аппетитом, PRO32, 05:13, 09.04.2024, Россия169 |
| В число лидеров рейтинга самых “голодных до IT” городов вошли Ростов-на-Дону, Краснодар и Самара. К такому выводу пришли эксперты PRO32, проанализировав интересы россиян и выяснив, жители каких городов-миллионников чаще всего ищут информацию про антивирусы, таск-трекеры, удаленный доступ и другие технологичные продукты. |
| «ДиалогНаука» и Xello участвуют в CISO-Forum 2024, АО ДиалогНаука, 05:09, 09.04.2024, Россия193 |
| Компания «ДиалогНаука», системный интегратор в области информационной безопасности, и компания Xello, разработчик первой российской платформы класса DDP, совместно участвуют в 17-ом Межотраслевом Форуме «CISO-Forum 2024». Мероприятие состоится 12 апреля 2024 года в Москве в технологическом кластере «Ломоносов». |
|
|
