Пресс-релизы // » Добавить пресс-релиз

Институт математики им. С. Л. Соболева перевел документооборот в СЭД «Дело»

В начале 2022 года специалисты «КС-Консалтинг» реализовали проект по автоматизации документооборота в ФГБУН «Институт математики им. С. Л. Соболева». Институт входит в состав Сибирского отделения Российской академии наук, является одним из мировых научных математических центров и лидером по числу сотрудников среди российских научно-исследовательских институтов в области математики.
Ситуация до начала проекта
В связи с большим количеством внутренних документов в организации возникла потребность перевести документооборот в электронный вид и наладить контроль исполнения поручений.
До начала проекта регистрация документов была реализована в бумажных журналах и разделена на 2 потока. Входящие документы, поступившие по электронной почте, регистрировал секретарь, а регистрацией остальных документов занималась канцелярия. Далее входящие, в зависимости от их важности и срочности, отправляли на первичное рассмотрение руководству.
Такой подход к ведению документооборота усложнял как оперативный поиск нужной информации, так и отслеживание исполнения поручений. Поэтому заказчик начал поиски программного продукта, который позволит решить следующие задачи:
1. Перейти от бумажной регистрации входящих и исходящих к электронной, чтобы упростить и ускорить как сам процесс, так и последующий поиск.
2. Избавить сотрудников от необходимости работать с бумажными оригиналами и перевести в СЭД весь маршрут движения документов, от поступления и регистрации до исполнения.
3. Иметь возможность отслеживать историю движения документа и его «судьбу» на всех этапах.
4. Наладить контроль исполнения поручений.
5. Использовать для утверждения некоторых групп документов электронную подпись.
В качестве оптимального решения, наиболее подходящего под уже существующие в организации процессы, была выбрана система электронного документооборота «Дело».
Важным аргументом в пользу выбора именно этой СЭД стала возможность сэкономить бюджет благодаря программе «Академическая лицензия». В рамках этой акции высшие учебные заведения, которые планируют использовать «Дело» для собственных управленческих нужд, получают скидку 50% на покупку лицензий.
Для других образовательных учреждений — школ, колледжей, гимназий — действует акция «Школьная лицензия», по которой предоставляется скидка 80% на лицензии СЭД «Дело» для оптимизации управленческих процессов.
Ход проекта
На подготовительном этапе специалисты «КС-Консалтинг» совместно с отделом документационного обеспечения составили «карту движения документов» в организации. По результатам обследования определили итоговое количество рабочих мест, которые необходимо подключить к СЭД, провели настройку и наполнение базы. На следующем этапе всех пользователей поделили на группы с учетом их ролей в системе и провели обучение.
Итоги проекта
Внедрение системы электронного документооборота позволило руководству института решить поставленные перед стартом проекта задачи:
✔ Электронная регистрация документов
Входящие документы по-прежнему делятся на 2 потока, в зависимости от пути поступления в организацию. Но теперь для секретаря в приемной настроена регистрация и отправка документов в СЭД по e-mail. Сотрудник канцелярии, ответственный за регистрацию документов, поступающих по другим каналам, использует для ускорения работы опцию «Сканирование без распознавания».
✔ Перенос «движения» документов СЭД, отслеживание маршрута
После регистрации документ движется дальше по своему электронному «пути» и поступает в личный кабинет руководителя для рассмотрения и ввода резолюции. Далее его перенаправляют начальникам отделов или непосредственно сотрудникам, ответственным за исполнение поручения по документу.
✔ Контроль исполнения поручений
После выполнения поручения пользователь вводит отчет об этом в СЭД. Контролем сроков исполнения занимается отдел по документационному обеспечению управления.
✔ Переход от ручной подписи к электронной
Электронная подпись на текущий момент не используется массово и применяется только руководством при подписании некоторых видов документов.
Чтобы сделать работу с системой более удобной и эффективной, также приобретено несколько лицензий на дополнительные опции: «EOS Desktop Service» для редактирования текстовых документов, «Мониторинг документов» для оперативного уведомления о новых событиях.

Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 17:25, 20.07.2022 Количество просмотров: 215
Страна: Россия


VolgaBlob и TS Solution запускают совместный обучающий проект по мониторингу данных, VolgaBlob, 18:05, 01.10.2025, Россия53
На образовательном портале TS University (образовательная платформа TS Solution) станет доступно обучение анализу и мониторингу данных. Курс от компании VolgaBlob будет размещен в открытом доступе — любой желающий сможет повысить свои компетенции в области работы с данными и научиться извлекать из них пользу для бизнеса.


SIMETRA поставила платформу RITM³ в томский «Индор-Мост», Simetra, 18:05, 01.10.2025, Россия53
Проектно-изыскательная организация «Индор-Мост» из Томска внедрила российскую платформу для транспортного планирования RITM³, разработанную группой компаний SIMETRA.


Axenix запустила цикл лекций для студентов Лаборатории ИИ в ТвГТУ, Axenix, 18:05, 01.10.2025, Россия62
Компания Axenix запустила регулярные лекции для студентов, занимающихся в Лаборатории искусственного интеллекта (ИИ), созданной на базе Тверского государственного технического университета (ТвГТУ).


Генеральный директор АО «НБИ» Богдан Шатунов выступил на Kazan Digital Week 2025 с докладом о применении ИИ в энергетике, Акционерное общество «Национальное бюро информатизации», 18:03, 01.10.2025, Россия66
Генеральный директор АО «НБИ» Богдан Шатунов принял участие в форуме Kazan Digital Week 2025, выступив в секции «Кросс-индустриальное применение технологий искусственного интеллекта». В своём докладе он рассказал о практическом применении ИИ-технологий в энергетическом секторе и представил новые решения компании.


Большие данные помогут выбрать страну на основе совпадения менталитета, Greener Relocation, 18:02, 01.10.2025, Россия69
Компания Greener Relocation выпустила бот для подбора страны для переезда, с которой совпадут менталитет и ценности. Алгоритм анализирует базу из 178000+ респондентов из десятков стран мира.


«1С-Рарус» приглашает на форум «Цифровая транспортация 2025», 1С-Рарус, 18:01, 01.10.2025, Россия64
Приглашаем вас принять участие в ключевых секциях фирмы «1С», компаний «1С‑Рарус» и «Астрал Софт» в рамках форума Цифровой транспортации 2025.


RFID-метки «Силтэк» в новом исполнении – на Форуме Auto-ID & Mobility, ГК "Силтэк", 17:04, 01.10.2025, Россия71
Группа компаний «Силтэк», разработчик и производитель средств идентификации и опечатывания объектов, представит на Форуме Auto-ID & Mobility корпусированные RFID-метки линейки S-Tag в новом технологическом исполнении.


«1С-Рарус» представил решения для автоматизации крупного бизнеса на KAZAN DIGITAL WEEK-2025, 1С-Рарус, 16:53, 01.10.2025, Россия56
«1С-Рарус» представил решения для автоматизации крупного бизнеса на форуме KAZAN DIGITAL WEEK-2025. Посетители стенда знакомились с разработками компании и участвовали в различных активностях. В веб-игре, созданной «1С-Рарус» специально для форума, приняли участие свыше 1000 человек.


45% операций пополнения баланса букмекера цифровой картой ЦУПИС проходят без запроса одноразового пароля, ЕДИНЫЙ ЦУПИС (НКО "Мобильная карта"), 16:49, 01.10.2025, Россия53
Платить цифровой картой ЦУПИС у букмекеров стало еще удобнее для пользователей: почти половина операций пополнения баланса букмекера цифровой картой ЦУПИС совершается без запроса одноразового пароля (OTP). Сегодня цифровой картой ЦУПИС пользуются почти 500 тыс. клиентов платежного сервиса.


Fork-Tech разработал российский MCP-сервер для быстрого обновления ИИ-сервисов, Fork-Tech, 14:25, 01.10.2025, Россия101
Консультант, разработчик и интегратор инновационных ИТ-решений компания Fork-Tech разработала MCP-сервер (Model Context Protocol) – решение позволяет ИИ-моделям подключаться к внешним данным и инструментам в режиме реального времени


Linx Cloud повысил гарантированный SLA по облачным сервисам до 99,99%, Linx, 14:25, 01.10.2025, Россия94
Linx Cloud улучшил показатели гарантированного SLA (Service Level Agreement). Теперь облачный провайдер предоставляет свои услуги с повышенным уровнем сервиса 99,99%, а допустимое время простоя в месяц сократилось более, чем в 5 раз, с 22 минут до 4-х минут 23 секунд.


Low-code платформа GreenData появилась в маркетплейсе VK Cloud, GreenData, 14:25, 01.10.2025, Россия94
Компания GreenData, российский разработчик импортонезависимой low-code платформы, объявила о размещении в маркетплейсе VK Cloud.


«Ренессанс Банк» занял первое место в рейтинге лучших мобильных приложений, Ренессанс Банк, 14:24, 01.10.2025, Россия102
«Ренессанс Банк» стал лидером рейтинга лучших мобильных банков по версии финансового сервиса Brobank.ru. По результатам исследования популярных российских площадок для скачивания банковских приложений «Ренессанс Банк» занял лидирующую позицию в рейтинге на платформе AppGallery. В других сторах, таких как GooglePlay и AppStore, банк занял также высокие позиции.


«ТНС энерго Кубань» поясняет: как не уехать с дачи с долгом за свет?, ПАО ТНС энерго Кубань, 10:47, 01.10.2025, Россия81
Сентябрь на Кубани - особое время: дни ещё по-летнему тёплые, а ночи становятся прохладнее, и дачники постепенно начинают готовиться к отопительному сезону.


CODDY в полуфинале Международной Премии #МЫВМЕСТЕ 2025!, CODDY, 14:22, 01.10.2025, Россия96
CODDY в полуфинале Международной Премии #МЫВМЕСТЕ 2025! Международная школа программирования CODDY прошла в полуфинал Международной Премии #МЫВМЕСТЕ 2025


  © 2003-2025 inthepress.ru