 |
Институт математики им. С. Л. Соболева перевел документооборот в СЭД «Дело»
В начале 2022 года специалисты «КС-Консалтинг» реализовали проект по автоматизации документооборота в ФГБУН «Институт математики им. С. Л. Соболева». Институт входит в состав Сибирского отделения Российской академии наук, является одним из мировых научных математических центров и лидером по числу сотрудников среди российских научно-исследовательских институтов в области математики.
Ситуация до начала проекта
В связи с большим количеством внутренних документов в организации возникла потребность перевести документооборот в электронный вид и наладить контроль исполнения поручений.
До начала проекта регистрация документов была реализована в бумажных журналах и разделена на 2 потока. Входящие документы, поступившие по электронной почте, регистрировал секретарь, а регистрацией остальных документов занималась канцелярия. Далее входящие, в зависимости от их важности и срочности, отправляли на первичное рассмотрение руководству.
Такой подход к ведению документооборота усложнял как оперативный поиск нужной информации, так и отслеживание исполнения поручений. Поэтому заказчик начал поиски программного продукта, который позволит решить следующие задачи:
1. Перейти от бумажной регистрации входящих и исходящих к электронной, чтобы упростить и ускорить как сам процесс, так и последующий поиск.
2. Избавить сотрудников от необходимости работать с бумажными оригиналами и перевести в СЭД весь маршрут движения документов, от поступления и регистрации до исполнения.
3. Иметь возможность отслеживать историю движения документа и его «судьбу» на всех этапах.
4. Наладить контроль исполнения поручений.
5. Использовать для утверждения некоторых групп документов электронную подпись.
В качестве оптимального решения, наиболее подходящего под уже существующие в организации процессы, была выбрана система электронного документооборота «Дело».
Важным аргументом в пользу выбора именно этой СЭД стала возможность сэкономить бюджет благодаря программе «Академическая лицензия». В рамках этой акции высшие учебные заведения, которые планируют использовать «Дело» для собственных управленческих нужд, получают скидку 50% на покупку лицензий.
Для других образовательных учреждений — школ, колледжей, гимназий — действует акция «Школьная лицензия», по которой предоставляется скидка 80% на лицензии СЭД «Дело» для оптимизации управленческих процессов.
Ход проекта
На подготовительном этапе специалисты «КС-Консалтинг» совместно с отделом документационного обеспечения составили «карту движения документов» в организации. По результатам обследования определили итоговое количество рабочих мест, которые необходимо подключить к СЭД, провели настройку и наполнение базы. На следующем этапе всех пользователей поделили на группы с учетом их ролей в системе и провели обучение.
Итоги проекта
Внедрение системы электронного документооборота позволило руководству института решить поставленные перед стартом проекта задачи:
✔ Электронная регистрация документов
Входящие документы по-прежнему делятся на 2 потока, в зависимости от пути поступления в организацию. Но теперь для секретаря в приемной настроена регистрация и отправка документов в СЭД по e-mail. Сотрудник канцелярии, ответственный за регистрацию документов, поступающих по другим каналам, использует для ускорения работы опцию «Сканирование без распознавания».
✔ Перенос «движения» документов СЭД, отслеживание маршрута
После регистрации документ движется дальше по своему электронному «пути» и поступает в личный кабинет руководителя для рассмотрения и ввода резолюции. Далее его перенаправляют начальникам отделов или непосредственно сотрудникам, ответственным за исполнение поручения по документу.
✔ Контроль исполнения поручений
После выполнения поручения пользователь вводит отчет об этом в СЭД. Контролем сроков исполнения занимается отдел по документационному обеспечению управления.
✔ Переход от ручной подписи к электронной
Электронная подпись на текущий момент не используется массово и применяется только руководством при подписании некоторых видов документов.
Чтобы сделать работу с системой более удобной и эффективной, также приобретено несколько лицензий на дополнительные опции: «EOS Desktop Service» для редактирования текстовых документов, «Мониторинг документов» для оперативного уведомления о новых событиях.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 17:25, 20.07.2022
Количество просмотров: 205
Страна: Россия
| Navicon: рынок ETL/ELT ждет бум искусственного интеллекта и повышение спроса, Navicon, 22:29, 11.08.2025, Россия106 |  |
| Эксперты системного интегратора и разработчика Navicon проанализировали рынок платформ данных. Они выяснили, что сегмент ETL/ELT движется в сторону более широкого использования low-code и передовых технологий, а также снижения порога входа для аналитиков и бизнес-пользователей, не обладающих продвинутыми навыками программирования. |
| «Телфин» запускает сервис «Скрипты» для контактных центров, Телфин, 23:51, 08.08.2025, Россия292 |
| Провайдер коммуникационных сервисов «Телфин» расширяет функциональность виртуальной АТС «Телфин.Офис» и предлагает к подключению сервис «Скрипты», который помогает операторам вести переговоры с клиентами, повышая эффективность общения и увеличивая продажи. |
| «СберСпасибо» сменил сервис кадрового ЭДО на HRlink, HRlink, 23:38, 08.08.2025, Россия326 |  |
| Центр программ лояльности «СберСпасибо» перевел кадровый электронный документооборот на HRlink. После ухода с рынка первого поставщика КЭДО в 2024 году компания выбрала новый сервис для удобства использования, обеспечив безопасность и широкие функциональные возможности для кадровых специалистов. |
|
|
