 |
Межрегиональное территориальное управление (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО) внедрило систему электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
В Межрегиональном территориальном управлении (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО), г.Новосибирск завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Проект по автоматизации документооборота в структурах МТУ Ростехнадзора по СФО продолжается с 2008 года.
Выбор системы «ДЕЛО» в качестве базы для построения единой системы документооборота организации был сделан благодаря широкой известности системы и многолетнему успешному опыту эксплуатации системы в значительном количестве государственных и коммерческих структур различного уровня, в том числе и в структурах Ростехнадзора.
На момент внедрения системы «ДЕЛО» в МТУ Ростехнадзора по СФО существовала журнальная система регистрации документов с использованием для этих целей неудобных табличных редакторов. Невозможность одновременной работы пользователей в таких таблицах, неудобство поиска и сортировки данных и многое другое привели к необходимости приобретения специализированной системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
В июле 2008 года перед руководством Управления встала задача внедрения единой системы в первую очередь для регистрации и хранения документов, поступающих в Управление. Другой задачей перехода на единую систему было объединение территориально распределенных отделов, так же являющихся «точками входа» значительного количества документов.
С учетом специфики работы организации отлаженная, бесперебойная регистрация без потерь поступающих документов – один из важнейших участков работы с клиентами.
Перед началом внедрения СЭД «ДЕЛО» руководством Управления было принято решение по автоматизации следующих функций:
-Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
-Регистрация движения бумажного документов внутри организации;
-Постановка документов на контроль, контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
-Поиск документов;
-Учет движения оригиналов и копий документов, формирование реестров передачи.
Проект по внедрению системы «ДЕЛО» стал первым этапом автоматизации делопроизводства и документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО.
В рамках проекта по внедрению единой системы документооборота было проведено предварительное обследование основных потоков документов, принципов ведения делопроизводства, а так же были выявлены основные требования к системе и ожидаемые результаты автоматизации документооборота.
Затем была осуществлена настройка системы «ДЕЛО» в соответствии со сложившейся технологией документоведения, даны рекомендации по оптимизации и упорядочиванию некоторых процессов делопроизводства.
Запуск системы в эксплуатацию был осуществлен на четырех рабочих местах в Канцелярии, в двух приемных и на одном рабочем месте в Отделе экологической дисциплины, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции.
Поэтапный ввод в эксплуатацию и обучение пользователей осуществлялись практически без отрыва от основной работы сотрудников. В это же время состоялся полный переход на работу с реальными документами из привычных таблиц непосредственно в систему «ДЕЛО». Этому немало способствовали профессионализм и обучаемость сотрудников Управления.
Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило МТУ Ростехнадзора по СФО в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек и дополнение справочников системы собственными силами.
Результатом первого этапа проекта стала автоматизация ключевых звеньев документооборота МТУ Ростехнадзора по СФО, что позволило:
-создать единое пространство для работы с поступающими документами – основным объектом деятельности организации;
-исключить ручной труд при регистрации движения бумажного документа, автоматически формировать реестры передачи документов;
-регистрировать исходящие и внутренние документы Отделами и Приемными самостоятельно, за счет возможности удаленно работать с общей базой документов, что положительно сказалось на скорости работы с этими типами документов;
-облегчить и ускорить поиск документов;
-предоставить сотрудникам Канцелярии возможность работы в базе документов одновременно, так как этого требовала специфика работы по приему и регистрации документов;
-осуществлять постановку на контроль, вести учет контрольных документов.
Автоматизация процессов регистрации документов и объединение всех документов в единую базу создало предпосылки расширения системы «ДЕЛО» за счет перехода на работу со всеми внутренними документами каждого Отдела.
На втором этапе автоматизации документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО планируется приобретение и внедрение порядка 20 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО».
Проект продолжается.
Контактное лицо: Швецова Екатерина
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 13:28, 03.04.2009
Количество просмотров: 3511
| CorpSoft24 модернизировал систему «Цифровое снабжение», CorpSoft24, 15:37, 10.09.2025, Россия60 |  |
| Оператор цифровой экосистемы для бизнеса CorpSoft24 выводит на рынок усовершенствованную версию своей системы управления корпоративными закупками и снабжением на базе 1С – «Цифровое снабжение», предназначенной для автоматизации полного цикла закупок. |
| БФТ-Холдинг выпустил обновленную версию АИС «МФЦ-Капелла», БФТ-Холдинг, 15:00, 10.09.2025, Россия57 |  |
| БФТ-Холдинг обновил систему для автоматизации процессов оказания госуслуг в МФЦ – АИС «МФЦ-Капелла». Решение получило больше возможностей взаимодействия со смежными федеральными информационными системами, новые инструменты оповещения заявителей, а также ряд других функциональных улучшений. |
| Школьники со всей России могут испытать себя в космическом хакатоне «Привет, Спутник!», ООО "ГЕОСКАН", 14:57, 10.09.2025, Россия51 |
| Компания «Геоскан» продлевает регистрацию на всероссийский школьный хакатон «Привет, Спутник!» до 15 сентября 2025 года. Проект объединяет онлайн-квест и очный финал в Москве, где команды участников будут работать с оборудованием и специализированным ПО, собирать наземную станцию и восстанавливать связь со спутником в условиях смоделированной внештатной ситуации. |
|
|
