Пресс-релизы // » Добавить пресс-релиз

В популярном туристическом комплексе Республики Алтай завершился первый этап внедрения автоматизированной системы «ДЕЛО»

Курорты горного Алтая ежегодно привлекают миллионы туристов не только со всех уголков нашей необъятной Родины, но также гостей из Азии и Европы. Всесезонный курортный комплекс «Манжерок» расположен в самом центре семейного отдыха Республики Алтай, близь популярного у туристов озера Манжерокское. Инвестиционный проект развития круглогодичного курорта является одним из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.
Горнолыжный комплекс «Манжерок», помимо горнолыжных трасс, канатной дороги, и проката профессионального снаряжения, предлагает своим гостям разнообразные экскурсии, оборудованный пляж, катания на снегоходах, лошадях и квадроциклах. На территории есть также гостиничный комплекс, баня, спортивные площадки и множество интересных мест для посещения с детьми: начиная с верёвочного парка, и заканчивая «перевернутым домом» - необычным сооружением, где можно пройтись по потолку, и оглядеть всё «сверху вниз». Стоит также отметить, что именно здесь расположился первый в Сибири профессиональный байк-парк.
Цели и задачи проекта
Не менее интересно и «закулисье» туристического комплекса. Огромная территория, широкий спектр услуг и развлечений накладывают свой отпечаток на управленческие бизнес-процессы предприятия. Организационно-обеспечительная деятельность курорта так или иначе связана с большим потоком документов, будь то входящая корреспонденция, внутренние документы или же договоры с контрагентами. Основную массу таких бизнес-процессов составляют именно договорная работа и закупочная деятельность, автоматизация которых постепенно назревала по мере расширения бизнеса.
Так, с очередным витком развития, в 2018 году руководством организации было принято решение о внедрении системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов (СЭД), способной упорядочить как общие делопроизводственные процессы, так и архивное дело, коллегиальную работу, автоматизировать на предприятии управление заданиями и поручениями. Изначально, ответственными за подбор СЭД специалистами рассматривалось несколько систем российских и зарубежных разработчиков, однако по ключевым параметрам ТЗ наиболее подходящей под нужды и требования заказчика оказалась система электронного документооборота «ДЕЛО».
Основная цель внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок», как уже было сказано выше, - автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:
• Работа с документами: Возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов.
• Работа с задачами и поручениями: Возможность постановки задач, контроль сроков исполнения.
• Работа с договорами: Возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики.
• Работа с совещаниями: Протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей).
• Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД.
• Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.
Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:
• создание заявки на закупку в электронном виде;
• прохождение согласования заявки;
• формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.
Ситуация до начала проекта внедрения
До внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО, все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме.
В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения:
• сокращение времени движения документов;
• уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов;
• ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации;
• сокращение времени согласования договоров;
• автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки.
В качестве исполнителей проекта были приглашены специалисты отдела внедрения компании КС-Консалтинг, которые выполнили обследование действующего документооборота и сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании.
Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.
Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов.
• Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля.
• Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки.
• Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.
По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.
Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «ДЕЛО-WEB» и «ДЕЛО») и специалисты (конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы ДЕЛО. Также предполагается выделить 3 АРМ для руководителей дирекции в Москве.
Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД ДЕЛО было установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО.
На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018.
Подробная информация о втором этапе внедрения СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе Манжерок появится в ближайшем месяце. Следите за новостями на нашем сайте. http://www.cs-consult.ru/news-articles/novosti/797-manzeroc-1-2018

Контактное лицо: KSmarket
Компания: КС-Консалтинг
Добавлен: 01:49, 22.11.2018 Количество просмотров: 371
Страна: Россия


ТОП-10 лучших программ для автоматизации кафе, ресторанов и баров 2024 - обзор CRM систем, Пресс-служба, 23:28, 28.03.2024, Россия88
24 марта 2024 года специалисты компании Рosbazar подготовили и на правах рекламы публикуют обзор своего программного продукта.


Долинск Банк реализовал доставку банковских продуктов с решением: Dynamika Мобильное рабочее место, Dynamika, 23:30, 28.03.2024, Россия82
Долинск Банк внедрил решение Dynamika Мобильное рабочее место. Это позволяет повысить качество обслуживания за счет возможности дистанционно идентифицировать клиента и собирать документы во время доставки банковских продуктов.


Кейс ЕДИНОГО ЦУПИС и разработчика «Флант» вошел в число номинантов конкурса «Проект года» Global CIO, НКО Мобильная карта ЕДИНЫЙ ЦУПИС, 23:24, 28.03.2024, Россия84
Кейс российского разработчика «Флант» и ЕДИНОГО ЦУПИС по оркестрации контейнеризированных приложений с помощью Kubernetes-платформы Deckhouse вошел в число номинантов конкурса «Проект года» Global CIO.


«‎Альтернатива коммуника­ционным платформам Microsoft и Google: CommuniGate Pro»‎, ООО НУБЕС, 23:09, 28.03.2024, Россия93
Вебинар будет полезен руководителям и специалистам ИТ-подразделений, системным администраторам.


Faberlic при поддержке Neoflex внедрил сервис автоматического оповещения клиентов, Neoflex, 23:08, 28.03.2024, Россия93
Компания Faberlic, одна из крупнейших парфюмерно-косметических компаний в России, внедрила сервис автоматического оповещения клиентов об осуществляемых операциях с товарами и заказами по таким каналам, как sms, push, e-mail. Новая система позволит сократить операционные расходы на отправку уведомлений на 20 %. Технологическим партнером проекта выступила компания Neoflex.


Эксперты SIMETRA обосновали оптимальный вариант строительства трассы Джубга-Сочи, Simetra, 23:02, 28.03.2024, Россия84
Группа компаний SIMETRA, центр компетенций в области моделирования транспортных потоков и транспортного планирования, подготовила обоснование маршрутов для проекта строительства трассы Джубга-Сочи, которая разгрузит существующую федеральную дорогу А-147


Вышла в свет книга Ольги Васильевой «Цифровая трансформация бизнеса. Практические советы для собственников и топ-менеджеров», Группа компаний "Формула", 23:01, 28.03.2024, Россия90
Генеральный директор и основательница группы компаний «Формула» Ольга Васильева выпустила книгу «Цифровая трансформация бизнеса. Практические советы для собственников и топ-менеджеров», в которой поделилась своим 25-летним опытом работы в ИТ-сфере и обобщила рекомендации многих известных руководителей российских организаций по теме цифровизации.


«Аэродиск» запускает новую линейку СХД ENGINE AQ на платформе «Аквариуса», Аэродиск, 23:01, 28.03.2024, Россия81
Компания «Аэродиск», ведущий российский разработчик и производитель решений в области систем хранения данных и виртуализации, объявляет о запуске новой линейки СХД под названием ENGINE AQ. Линейка будет реализована на базе аппаратной платформы компании «Аквариус».


В платформе In.Plan появился модуль «Control tower», Axenix, 22:59, 28.03.2024, Россия46
Консалтинговая компания Axenix расширяет функциональность платформы In.Plan и представляет новый модуль «Control tower». Разработка позволит компании запустить комплексную услугу по построению системы управления эффективностью на основе аналитических дашбордов.


Компания Hopper IT в два раза ускорила подписание кадровых документов с помощью HRlink, HRlink, 22:55, 28.03.2024, Россия46
Российская технологическая компания Hopper IT перевела кадровый документооборот в электронный формат с помощью платформы HRlink. За счет сервиса время подписания кадровых документов сократилось в два раза, а также полностью решен вопрос со своевременным оформлением заявлений и приказов в HR-направлении.


«МОСМЕК Недвижимость» переводит закупки на B2B-Center, B2B-Center, 22:55, 28.03.2024, Россия48
Производственно-складской комплекс «МОСМЕК», расположенный в Московской области, перевел закупки на электронную торговую площадку B2B-Center.


С максимальным доходом: «Выберу.ру» подготовил рейтинг лучших вкладов на полгода в марте 2024 года, Финансовый маркетплейс "Выберу.ру", 22:54, 28.03.2024, Россия46
«Выберу.ру» составил рейтинг банков с максимально доходными для вкладчиков депозитами в рублях благодаря размещению денег на срок 6 месяцев.


Сервисы «Телфин» обеспечивают преобразование речи в текстовое сообщение для автоматической постановки задач сотрудникам, Телфин, 22:52, 28.03.2024, Россия51
Российский провайдер коммуникационных сервисов «Телфин» повышает качество обслуживания клиентов российского представительства компании Azerty и автоматизирует создание задач для сотрудников компании.


ЕДИНЫЙ ЦУПИС расширил возможности Кошелька ЦУПИС по переводам через СБП, НКО Мобильная карта ЕДИНЫЙ ЦУПИС, 22:48, 28.03.2024, Россия47
ЕДИНЫЙ ЦУПИС расширил возможности своего электронного кошелька по переводам через Систему быстрых платежей (СБП): клиентам стало доступно пополнение баланса Кошелька ЦУПИС со счетов в других банках-участниках СБП непосредственно в приложении «Кошелек ЦУПИС».


«1С-Рарус» построил сквозной процесс продаж в бизнес‑подразделении ГК «ССТ», 1С-Рарус, 22:42, 28.03.2024, Россия44
Завершен проект создания единой системы взаимодействия с клиентами в компании «ИВС» (входит в Группу компаний «ССТ»). С помощью «1С:CRM. Модуль для 1C:ERP», встроенного в систему управления предприятием, регламентированы бизнес-процессы продаж. На 25% ускорена обработка заказов.


  © 2003-2024 inthepress.ru