 |
В популярном туристическом комплексе Республики Алтай завершился первый этап внедрения автоматизированной системы «ДЕЛО»
Курорты горного Алтая ежегодно привлекают миллионы туристов не только со всех уголков нашей необъятной Родины, но также гостей из Азии и Европы. Всесезонный курортный комплекс «Манжерок» расположен в самом центре семейного отдыха Республики Алтай, близь популярного у туристов озера Манжерокское. Инвестиционный проект развития круглогодичного курорта является одним из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.
Горнолыжный комплекс «Манжерок», помимо горнолыжных трасс, канатной дороги, и проката профессионального снаряжения, предлагает своим гостям разнообразные экскурсии, оборудованный пляж, катания на снегоходах, лошадях и квадроциклах. На территории есть также гостиничный комплекс, баня, спортивные площадки и множество интересных мест для посещения с детьми: начиная с верёвочного парка, и заканчивая «перевернутым домом» - необычным сооружением, где можно пройтись по потолку, и оглядеть всё «сверху вниз». Стоит также отметить, что именно здесь расположился первый в Сибири профессиональный байк-парк.
Цели и задачи проекта
Не менее интересно и «закулисье» туристического комплекса. Огромная территория, широкий спектр услуг и развлечений накладывают свой отпечаток на управленческие бизнес-процессы предприятия. Организационно-обеспечительная деятельность курорта так или иначе связана с большим потоком документов, будь то входящая корреспонденция, внутренние документы или же договоры с контрагентами. Основную массу таких бизнес-процессов составляют именно договорная работа и закупочная деятельность, автоматизация которых постепенно назревала по мере расширения бизнеса.
Так, с очередным витком развития, в 2018 году руководством организации было принято решение о внедрении системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов (СЭД), способной упорядочить как общие делопроизводственные процессы, так и архивное дело, коллегиальную работу, автоматизировать на предприятии управление заданиями и поручениями. Изначально, ответственными за подбор СЭД специалистами рассматривалось несколько систем российских и зарубежных разработчиков, однако по ключевым параметрам ТЗ наиболее подходящей под нужды и требования заказчика оказалась система электронного документооборота «ДЕЛО».
Основная цель внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок», как уже было сказано выше, - автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:
• Работа с документами: Возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов.
• Работа с задачами и поручениями: Возможность постановки задач, контроль сроков исполнения.
• Работа с договорами: Возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики.
• Работа с совещаниями: Протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей).
• Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД.
• Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.
Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:
• создание заявки на закупку в электронном виде;
• прохождение согласования заявки;
• формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.
Ситуация до начала проекта внедрения
До внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО, все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме.
В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения:
• сокращение времени движения документов;
• уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов;
• ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации;
• сокращение времени согласования договоров;
• автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки.
В качестве исполнителей проекта были приглашены специалисты отдела внедрения компании КС-Консалтинг, которые выполнили обследование действующего документооборота и сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании.
Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.
Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов.
• Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля.
• Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки.
• Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.
По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.
Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «ДЕЛО-WEB» и «ДЕЛО») и специалисты (конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы ДЕЛО. Также предполагается выделить 3 АРМ для руководителей дирекции в Москве.
Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД ДЕЛО было установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО.
На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018.
Подробная информация о втором этапе внедрения СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе Манжерок появится в ближайшем месяце. Следите за новостями на нашем сайте. http://www.cs-consult.ru/news-articles/novosti/797-manzeroc-1-2018
Контактное лицо: KSmarket
Компания: КС-Консалтинг
Добавлен: 01:49, 22.11.2018
Количество просмотров: 496
Страна: Россия
| «НОБИЛИС» ПРЕДСТАВИТ ЦИФРОВУЮ ЭКСПЕРТИЗУ В СФЕРЕ КОРПОРАТИВНОГО ЗДОРОВЬЯ НА ВНОТ-2026, Нобилис ООО, 14:07, 14.08.2026, Россия165 |  |
| ООО «Нобилис», разработчик российской платформы управления корпоративным здоровьем TouchMED, объявляет об участии в ключевом отраслевом событии - XI Всероссийской неделе охраны труда (ВНОТ-2026). В фокусе презентации компании - практические инструменты цифровизации медосмотров, в том числе профилактических и предиктивной аналитики для снижения операционных рисков и повышения эффективности персонала. |
| Nexign: российский бизнес не спешит использовать ИИ для поиска аномалий, Nexign, 14:03, 14.08.2026, Россия94 |  |
| Почти 80% российских компаний уже применяют инструменты мониторинга своей ИТ-инфраструктуры, но лишь каждая шестая использует модели машинного обучения для обнаружения аномалий. Мешают нехватка внутренней экспертизы, низкое качество данных и сложность подсчета окупаемости инвестиций. |
| Контроль привилегий под полным управлением: Indeed PAM внедрен в «Расчетные решения», Индид, 14:00, 14.08.2026, Россия161 |
| Компания «Индид», российский разработчик решений в области защиты айдентити, успешно внедрила продукт Indeed Privileged Access Manager (Indeed PAM) в АО «РАСЧЕТНЫЕ РЕШЕНИЯ». Это позволило усилить защиту критически важных ИТ-ресурсов клиента, выстроить централизованное управление привилегированным доступом и повысить прозрачность действий пользователей. |
| Единый платёжный документ - прозрачные расчёты за ЖКУ, ООО "Энергосбыт Волга", 13:59, 14.08.2026, Россия96 |
| В Едином платежном документе (ЕПД) собраны все услуги – от управляющей организации, поставщиков воды, электричества, газа, тепла, оператора по вывозу мусора, а также взносы на капремонт. Вместо нескольких квитанций жители получают один счёт и могут рассчитаться за ЖКУ всего одним платежом. |
| UDV Group: встроенное восстановление после шифровальщика не заменяет резервные копии, UDV Group, 13:58, 14.08.2026, Россия63 |
| Российский разработчик решений в области киберустойчивости UDV Group предупреждает: функции восстановления файлов в антивирусах и средствах защиты конечных точек могут снизить ущерб от атаки шифровальщика, но не гарантируют возврат данных. Основным способом восстановления после таких инцидентов остаются актуальные резервные копии. |
| MONT предложит партнерам новую версию отечественной САПР КОМПАС-3D, MONT, 13:56, 14.08.2026, Россия54 |  |
| ГК MONT расширяет возможности партнеров в сегменте инженерного программного обеспечения и включил в свой продуктовый портфель обновленную версию российской системы трехмерного проектирования КОМПАС-3D v25 от отечественного разработчика АСКОН. Партнерам MONT уже доступен последний релиз КОМПАС-3D, в который вошли более 100 улучшений. |
|
|
