 |
В популярном туристическом комплексе Республики Алтай завершился первый этап внедрения автоматизированной системы «ДЕЛО»
Курорты горного Алтая ежегодно привлекают миллионы туристов не только со всех уголков нашей необъятной Родины, но также гостей из Азии и Европы. Всесезонный курортный комплекс «Манжерок» расположен в самом центре семейного отдыха Республики Алтай, близь популярного у туристов озера Манжерокское. Инвестиционный проект развития круглогодичного курорта является одним из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.
Горнолыжный комплекс «Манжерок», помимо горнолыжных трасс, канатной дороги, и проката профессионального снаряжения, предлагает своим гостям разнообразные экскурсии, оборудованный пляж, катания на снегоходах, лошадях и квадроциклах. На территории есть также гостиничный комплекс, баня, спортивные площадки и множество интересных мест для посещения с детьми: начиная с верёвочного парка, и заканчивая «перевернутым домом» - необычным сооружением, где можно пройтись по потолку, и оглядеть всё «сверху вниз». Стоит также отметить, что именно здесь расположился первый в Сибири профессиональный байк-парк.
Цели и задачи проекта
Не менее интересно и «закулисье» туристического комплекса. Огромная территория, широкий спектр услуг и развлечений накладывают свой отпечаток на управленческие бизнес-процессы предприятия. Организационно-обеспечительная деятельность курорта так или иначе связана с большим потоком документов, будь то входящая корреспонденция, внутренние документы или же договоры с контрагентами. Основную массу таких бизнес-процессов составляют именно договорная работа и закупочная деятельность, автоматизация которых постепенно назревала по мере расширения бизнеса.
Так, с очередным витком развития, в 2018 году руководством организации было принято решение о внедрении системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов (СЭД), способной упорядочить как общие делопроизводственные процессы, так и архивное дело, коллегиальную работу, автоматизировать на предприятии управление заданиями и поручениями. Изначально, ответственными за подбор СЭД специалистами рассматривалось несколько систем российских и зарубежных разработчиков, однако по ключевым параметрам ТЗ наиболее подходящей под нужды и требования заказчика оказалась система электронного документооборота «ДЕЛО».
Основная цель внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок», как уже было сказано выше, - автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:
• Работа с документами: Возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов.
• Работа с задачами и поручениями: Возможность постановки задач, контроль сроков исполнения.
• Работа с договорами: Возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики.
• Работа с совещаниями: Протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей).
• Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД.
• Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.
Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:
• создание заявки на закупку в электронном виде;
• прохождение согласования заявки;
• формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.
Ситуация до начала проекта внедрения
До внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО, все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме.
В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения:
• сокращение времени движения документов;
• уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов;
• ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации;
• сокращение времени согласования договоров;
• автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки.
В качестве исполнителей проекта были приглашены специалисты отдела внедрения компании КС-Консалтинг, которые выполнили обследование действующего документооборота и сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании.
Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.
Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов.
• Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля.
• Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки.
• Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.
По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.
Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «ДЕЛО-WEB» и «ДЕЛО») и специалисты (конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы ДЕЛО. Также предполагается выделить 3 АРМ для руководителей дирекции в Москве.
Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД ДЕЛО было установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО.
На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018.
Подробная информация о втором этапе внедрения СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе Манжерок появится в ближайшем месяце. Следите за новостями на нашем сайте. http://www.cs-consult.ru/news-articles/novosti/797-manzeroc-1-2018
Контактное лицо: KSmarket
Компания: КС-Консалтинг
Добавлен: 01:49, 22.11.2018
Количество просмотров: 482
Страна: Россия
| Axenix: крупный бизнес в России меняет подход к ERP, Axenix, 22:05, 03.06.2026, Россия589 |  |
| Крупный бизнес больше не рассматривает замену зарубежных ERP-систем как формальную ИТ-задачу. Компании реального сектора связывают такие проекты с устойчивостью операционной модели, управляемостью данных и снижением зависимости от зарубежной ИТ-инфраструктуры. |
| МегаФон разработал голосового помощника для госучреждений Якутии, МегаФон, 22:05, 03.06.2026, Россия592 |
| МегаФон и Правительство Республики Саха (Якутия) договорились о пилотном проекте внедрения голосового робота на якутском языке для ряда государственных учреждений. Стороны также намерены реализовать ряд проектов в сфере связи, информационной безопасности и цифровизации государственных услуг. |
| БФТ-Холдинг внедрил платформу КЭДО в МГТУ им. Н.Э. Баумана, HRlink, 22:04, 03.06.2026, Россия587 |
| БФТ-Холдинг совместно с технологическим партнёром – компанией HRlink – реализовал проект по внедрению системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в Московском государственном техническом университете им. Н.Э. Баумана. |
| МегаФон и Мурманская область договорились о развитии связи в Арктике, МегаФон, 22:04, 03.06.2026, Россия599 |
| МегаФон и правительство Мурманской области объявили о технологическом партнерстве. В числе приоритетных направлений сотрудничества — расширение покрытия на федеральных и региональных транспортных маршрутах, а также внедрение цифровых решений для повышения безопасности и эффективности управления в регионе. |
| «Цифровой управленец» в ритейле: от отчётов к действиям на полях ПМЭФ, Платформа ОФД, 22:02, 03.06.2026, Россия586 |
| 2 июня в Санкт-Петербурге, в рамках III Международного форума «ИИ – будущее сегодня», прошла сессия «Цифровой управленец в ритейле: большие данные и ИИ-аналитика меняют рынок». Эксперты разобрали, почему при 85% внедрений ИИ в ритейле реальную пользу получают не все. |
| ГИГАНТ - Компьютерные системы: антифрод вырос на 53%, но атак с ИИ стало в разы больше, ГИГАНТ, 21:54, 03.06.2026, Россия580 |
| Алексей Колодка, директор по работе с государственными заказчиками компании «ГИГАНТ - Компьютерные системы» рассказал о том, что блокировка за 7,8 часа — не прорыв, а плановый показатель, рост антифрода на 53,7% требует учёта сезонности и атак с ИИ, а 12,2 млрд рублей на 8% ключевых организаций достаточно для защиты граждан. |
|
|
