Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов
Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата. Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов: 1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий. 2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта. 3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события. 4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия. При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).
Планирование и организация офлайн-мероприятия
За 15-20 дней до мероприятия: Сформировать программу мероприятия. Разработать и утвердить бюджет с фиксацией дат выплат. Написать анонс и максимально распространить его по всем каналам коммуникации для определенной целевой аудитории. Договориться со спикерами, которые должны быть привлечены к мероприятию. Забронировать зал, где будет проходить мероприятие. Договориться об аренде необходимой для мероприятия техники. Предварительно забронировать отель для участников. Предварительно забронировать кейтеринг / банкет / перерыв на кофе, обсудить 2 типа меню: общее и вегетарианское. Договориться о трансфере, если это предусмотрено программой мероприятия. Заказать печатную продукцию, которая должна быть использована во время мероприятия. За 5-7 дней до мероприятия: По результатам полученных подтверждений окончательно сформировать список участников мероприятия. Отправить уточненные списки на поселение в гостиницу. Подтвердить окончательное количество общего меню и вегетарианского. Забрать напечатаные материалы. Отправить напоминание спикерам, приглашенным на мероприятие, с точным временем и местом проведения. Предупредить о возможности специального трансфера. Накануне мероприятия за 1-3 дня: Привезти необходимое оборудование на место проведения конференции. Напомнить участникам о месте и времени начала мероприятия. Подготовить таблички спикерам. Проверить работу техники: заряженность аккумуляторов, устройств, наличие свободного места на устройствах для записи и тому подобное. Во время проведения мероприятия:
Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях. Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции: Расставить таблички спикерам, разложить для них справочные материалы, блокноты и ручки, поставить воду и стаканы. Разместить баннеры в месте проведения мероприятия. Встретиться с участниками перед началом мероприятия. Зарегистрировать их (регистрационные списки). Проконтролировать размещение участников. Фотографировать, делать видеозапись мероприятия. Провести фуршет / банкет. В итоговом слове поблагодарить участников мероприятия, напомнить, что вскоре они получат постматериалы. Онлайн-конференции
Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии. Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.
На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль). Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн. Будете ли вы распространять приглашения по всем каналам с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, чтобы охватить как можно большую аудиторию? Или рассылать приглашения отдельным лицам или организациям с разглашением деталей проведения мероприятия только после регистрации? Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля. Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность. Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам. Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора. Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач. Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения. Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции. Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию. В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.
Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие. Модерация онлайн-мероприятий Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали? Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи. Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций. С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия. Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов. Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за: - запуск участников из «комнаты ожидания»; - демонстрацию ожидания / презентаций; - стабильность трансляции; - сбор вопросов в комментариях под трансляцией; - запись мероприятия; - разделение участников по комнатам при работе в группах; - отключение микрофонов участников, которые не сделали это - самостоятельно и мешают мероприятию.
А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану: - говорит техническое вступительное слово в начале - рассказывает правила коммуникации в течение мероприятия в целом; - провозглашает приветственное слово — о целях, задачах и плане конференции; - представляет спикеров; - руководит основной частью обсуждения; - отвечает за чат, вопросы и ответы; - следит за соблюдением регламента выступлений; - отвечает за подведение итогов.
В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).
Контактное лицо: Лиана
Компания: Курорт "Царьград"
Добавлен: 01:51, 20.04.2021
Количество просмотров: 239
Страна: Россия
В мае 2025 года исследовательская компания NeoAnalytics завершила проведение маркетингового исследования российского рынка питьевой и минеральной воды.
«1С-Рарус» совместно с АО «Полиметалл» реализовали проект внедрения «1С:ERP». Новая система позволяет вести централизованный мониторинг 65 производственных показателей. На базе «1С:ERP» автоматизировано 510 рабочих мест. Стандартизация учета и отчетности способствует росту эффективности управления для всех предприятий группы «Полиметалл».
АГРОЭКО при поддержке Axenix завершила масштабный проект по созданию комплексной цифровой стратегии. Проект охватил все направления бизнеса. Реализация стратегии поможет АГРОЭКО ускорить рост и укрепить свои позиции среди лидеров российского АПК.
Результаты тестирования расширяют возможности использования российских СХД в защищенных инфраструктурах, соответствующих требованиям регуляторов. Обе компании продолжат развивать сотрудничество для создания комплексных отечественных решений в области хранения и обработки данных.
Компания Linx Cloud объявляет о запуске облачной платформы на базе OpenStack в опытно-промышленную эксплуатацию. Этот шаг позволит облачному провайдеру предлагать заказчикам надежную импортонезависимую ИТ-инфраструктуру
Компания «Траектория Технологий» разработала и развернула программный комплекс IMS для работы с инцидентами, возникающими при предоставлении клиентам услуг размещения оборудования.
Нейросети и искусственный интеллект уже прочно вошли в нашу жизнь. Мы видим их в смартфонах, которые распознают лица, в приложениях, которые переводят текст, в играх, где компьютер играет как живой соперник.
ГК «Юнайт» запустила бесплатные цифровые сервисы для оценки потенциала капитализации российских компаний. Новые онлайн-инструменты позволят бизнесу самостоятельно оценить возможности улучшения финансовых показателей за счет нематериальных активов.
В центре обработки данных (ЦОД) Госкорпорации Ростех установлена новая высокопроизводительная отечественная ферма межсетевых экранов класса NGFW. Она направлена на защиту автоматизированных систем и позволяет ограничить доступ к сетевым сегментам или отдельным хостам на основе задаваемых администратором правил.
Новосибирская Группа компаний SKY GROUP укрепила свои позиции в Едином реестре застройщиков (ЕРЗ.РФ), поднявшись на 38 пунктов и войдя в топ-300 крупнейших девелоперских компаний страны.
Разработчик карьерной платформы Changellenge перешел на систему кадрового ЭДО HRlink, выбрав сервис за стабильную техническую поддержку, удобную интеграцию с «1С» и инструменты для работы с распределенными командами.
Группа компаний SIMETRA выполнила проект в области транспортного планирования и разработала транспортную модель города Ульяновска. Цифровая модель обеспечит эффективность при принятии решений, связанных с инфраструктурными проектами, а также необходимую гибкость при управлении дорожным движением в городе.
Пройденная ресертификация «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие» гарантирует пользователям качество разработки «1С:ERP Управление птицеводческим предприятием» редакции 2.5. Система совместима с другими решениями на платформе «1С:Предприятие».
В I полугодии 2025 года пользователи ЕДИНОГО ЦУПИС совершили порядка 7,5 млн транзакций по выводу выигрышей от букмекерских контор на Кошелек ЦУПИС и цифровую карту. Это в 2 раза больше аналогичного показателя 2024 года.
Провайдер коммуникационных сервисов «Телфин» расширяет функциональные возможности решения «Оценка звонков» для повышения эффективности анализа телефонных разговоров по каждому сотруднику и роста уровня сервиса в компании.
