 |
Российская академия образования на пути к современной системе документооборота
ФГБУ «Российская академия образования» – одна из четырех отечественных государственных академий наук. Правопреемница Академии педагогических наук СССР, она обладает богатой историей, традициями, обширным документальным и научным архивным фондом. Время не стоит на месте, и новые условия диктуют необходимость модернизировать организационные аспекты жизни Академии. Один из них – потребность в современной системе документооборота.
После избрания Л.А. Вербицкой президентом Российской академии образования, ею была поставлена задача постепенного перехода на электронные носители (замена бумажных регистрационных журналов электронными, перевод документов на бумажных носителях в электронный вид, создание электронного архива документов и т.д.), разработка локальных нормативных актов в области делопроизводства и документооборота с учетом нововведений и внедрение системы электронного документооборота.
Использование устаревшей формы организации документооборота вело к неоправданной трате времени на обработку, рассылку и поиск документов. Увеличивающийся объем документопотоков, работа с бумажными документами, длительное время от момента поступления документа в Академию до рассмотрения руководителем, – все это приводило в медленному обмену информацией между работниками, инертной обратной связи «руководитель-подчиненный».
Для продуктивной ежедневной работы необходимо не только в кратчайшие сроки направлять на рассмотрение руководителю документ, но и оперативно доставлять принятое по нему решение исполнителю, независимо от того, где в настоящий момент находится руководитель или исполнитель. Вот часть основных аспектов в работе с документами, которые не устраивали РАО и которые требовали коренных перемен.
Для помощи в подготовке технического задания был приглашен независимый эксперт. Основными критериями отбора решений, которые были отражены в разработанном техническом задании, были следующие:
- специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.);
- возможности совместной работы;
- функции оперативного контроля исполнения документов и поручений;
- одновременное использование электронных и бумажных документов;
- хорошая масштабируемость, модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;
- возможность работы с удаленными пользователями и группами пользователей и т.д.
На начальном этапе были отобраны около 10 систем электронного документооборота, которые по многим параметрам подходили под предъявляемые Академией требования. В конечном итоге осталось 3 наиболее подходящих решения: Docsvision; EOS for SharePoint; 1С: Документооборот. Следует отметить, что рассматривалось только российское программное обеспечение.
Разработчикам указанных выше решений были направлены техническое задание и приглашение на проведение презентаций.
По результатам презентаций специально сформированной рабочей группой было принято решение в пользу продукта компании Электронные офисные системы (ЭОС) – EOS for SharePoint.
Продукт ЭОС наиболее полно удовлетворял запросам РАО и, что немаловажно для государственного учреждения, компания предлагала гибкую ценовую политику по реализации своего решения.
В перспективе все работники РАО будут охвачены данной системой, однако о точных сроках полного перехода на электронный документооборот говорить рано. Основная цель в данный момент – плавный переход от бумажного документооборота на электронный, проводимый поэтапно:
I этап – запуск коробочного варианта решения с охватом 1-2 направлений деятельности РАО и минимально необходимого для этого количества пользователей;
II этап – увеличение количества настроенных технологических процессов, необходимых для полноценной работы в СЭД, направлений деятельности Академии и числа пользователей.
Российской академией образования были проведены электронные торги по определению компании-подрядчика, которая будет совместно с IT-специалистами РАО заниматься внедрением. Победителем торгов стала компания ООО «Юниксофт». В техническом задании были определены степени участия подрядчика и IT-специалистов РАО в проекте внедрения. В настоящее время заканчивается начальный этап внедрения, и в ближайшее время СЭД будет запущена в тестовом режиме.
Обучение пользователей входит в программу РАО по внедрению СЭД. Однако на первых этапах в тестовом режиме целесообразнее дать работникам возможность при минимальном участии консультантов самостоятельно «понажимать кнопочки», ознакомиться с системой, привыкнуть к интерфейсу, изучить инструкции. Лишь после начала второго этапа, мы планируем привлечь специалистов для обучения пользователей. Работники к этому времени будут иметь представление, о чем идет речь на занятиях, и лучше усваивать знания и умения.
Используя в управленческой деятельности систему электронного документооборота Академия планирует ускорить документооборот, поднять на более высокий уровень контроль исполнения документов и поручений, оптимизировать взаимодействие между работниками, структурными подразделениями.
Контактное лицо: Кондратьева Екатерина
Компания: ЭОС
Добавлен: 19:28, 14.07.2017
Количество просмотров: 602
Страна: Россия
| CorpSoft24 модернизировал систему «Цифровое снабжение», CorpSoft24, 15:37, 10.09.2025, Россия153 |  |
| Оператор цифровой экосистемы для бизнеса CorpSoft24 выводит на рынок усовершенствованную версию своей системы управления корпоративными закупками и снабжением на базе 1С – «Цифровое снабжение», предназначенной для автоматизации полного цикла закупок. |
| БФТ-Холдинг выпустил обновленную версию АИС «МФЦ-Капелла», БФТ-Холдинг, 15:00, 10.09.2025, Россия149 |  |
| БФТ-Холдинг обновил систему для автоматизации процессов оказания госуслуг в МФЦ – АИС «МФЦ-Капелла». Решение получило больше возможностей взаимодействия со смежными федеральными информационными системами, новые инструменты оповещения заявителей, а также ряд других функциональных улучшений. |
| Школьники со всей России могут испытать себя в космическом хакатоне «Привет, Спутник!», ООО "ГЕОСКАН", 14:57, 10.09.2025, Россия72 |
| Компания «Геоскан» продлевает регистрацию на всероссийский школьный хакатон «Привет, Спутник!» до 15 сентября 2025 года. Проект объединяет онлайн-квест и очный финал в Москве, где команды участников будут работать с оборудованием и специализированным ПО, собирать наземную станцию и восстанавливать связь со спутником в условиях смоделированной внештатной ситуации. |
|
|
