 |
Единая БД с собственным документооборотом для каждой организации: «ДЕЛО» внедрено в Кемеровской области
Компания «КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Кемеровской области. Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику:
ООО ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической);
ООО «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра»);
УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).
Кемеровский проект стал уникальным сразу по нескольким моментам:
1. Во-первых, заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других.
2. Во-вторых, основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «ДЕЛО».
3. В-третьих, во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.
«Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «ДЕЛО». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования», – комментирует Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения.
Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:
• упорядочить документопотоки;
• автоматизировать документооборот;
• дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
• обеспечить контроль пунктов протоколов;
• реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
• автоматизировать согласование договоров;
• обеспечить возможность оперативного поиска документов.
Заказчик приобрел лицензии на СЭД «ДЕЛО» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «ДЕЛО-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование», подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).
В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «ДЕЛО» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.
Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер.
Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.
В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «ДЕЛО».
В целом все задачи, поставленные заказчикам, были успешно реализованы в СЭД «ДЕЛО». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.
Контактное лицо: Кондратьева Екатерина
Компания: ЭОС
Добавлен: 09:17, 28.10.2017
Количество просмотров: 1247
Страна: Россия
| «Швабе» готовит кадры для медицинского приборостроения в образовательной экосистеме Ростеха, Холдинг «Швабе» Госкорпорация Ростех, 21:30, 05.05.2026, Россия2 |
| Холдинг «Швабе» для решения задач опережающего развития обучает специалистов в области медицинского приборостроения. В частности, в Сеченовском медуниверситете готовят уникальных специалистов на стыке инженерии, IT и медицины – архитекторов медицинских изделий. Об этом рассказала директор по развитию проектов медицинского направления холдинга Валерия Тонкошкурова на круглом столе по теме подготовки кадров. |
| HRlink включили в «белый список» Минцифры РФ, HRlink, 21:23, 05.05.2026, Россия16 |  |
| Кадровый ЭДО HRlink вошел в «белый список» Минцфиры России и теперь доступен при вынужденных ограничениях мобильного интернета. О расширении перечня онлайн-ресурсов ведомство сообщило 23 апреля. |
|
|
