 |
Крупное аграрное предприятие Алтайского края автоматизировало работу с документами на базе СЭД «ДЕЛО»
С начала весны 2018 г. специалисты аппарата управления ООО «Агро-Сибирь» работают с документами в автоматизированной информационной системе «ДЕЛО». Проект реализован «золотым партнером» ЭОС – барнаульской компанией «КС-Консалтинг».
ООО «Агро-Сибирь» - современное сельскохозяйственное предприятие Алтайского края, основанное в 2004 году. Компания занимается производством и реализацией продукции растениеводства и животноводства, специализируясь на молочном направлении. В хозяйстве уделяется должное внимание в равной мере новым технологиям и условиям производства, что позволяет из года в год наращивать объемы сельхозпродукции. Предприятие является одним из лидеров отрасли в крае и регулярно входит в число лучших по продуктивности.
До автоматизации документооборота регистрация документов в ООО «Агро-Сибирь» велась в традиционной бумажной форме в специальных журналах. Документы централизовано регистрировались в приемной, затем бумажные экземпляры передавались для работы в соответствующие отделы. Контроль задач директора велся в почтовом клиенте MS Outlook.
Основной документопоток организации составляют бухгалтерские документы. В бухгалтерии каждый специалист работает только со своей частью договоров, что накладывает определенные сложности на процесс отслеживания поступления и исполнения документов. Этот факт продиктовал необходимость приобретения системы электронного документооборота «ДЕЛО», способной сделать прозрачным учет документов и работу с ними.
Помимо регистрации документов в электронном виде, от нового программного продукта ожидалось также и обеспечение дальнейшего движения образа документа, его исполнения, осуществления контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций в электронной среде. Более того, с каждым годом все больше назревала потребность перехода на безбумажный документооборот, и одним из главных требований к СЭД стало наличие механизмов реализации юридически значимого электронного документооборота.
Задачи, которые стояли перед новым программным продуктом:
автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к формам учета электронных образов;
отслеживание поступления в организацию оригиналов договоров;
обеспечение своевременной подготовки бухгалтерских отчетов (с помощью функций создания и контроля задач в СЭД);
ведение в СЭД данных о переписке по документам (с использованием инструмента связок между документами).
Работы по внедрению системы «ДЕЛО» стартовали в феврале 2018 года. В рамках проекта были закуплены рабочие места системы и дополнительные опции. Проект предусматривал анализ и обследование бизнес процессов, установку и настройку СЭД в соответствии со спецификой документооборота компании, а также подготовку пользователей.
Проведя анализ действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. На данном этапе были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.
Постоянными пользователями СЭД стали секретарь («ДЕЛО»), директор и главный бухгалтер фирмы («ДЕЛО-Web»). На рабочее место секретаря был установлен полнофункциональный rich-клиент системы электронного документооборота «ДЕЛО», а также дополнительная опция «Сканирование». Чтобы обеспечить директору и главному бухгалтеру предприятия возможность в удобном формате отслеживать и контролировать сроки исполнения поручений, были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» – собственной разработки компании «КС-Консалтинг». Данное приложение предназначено для уведомления пользователей СЭД о поступлении новых документов, изменении их статуса, приближении контрольных сроков исполнения поручений и др.
Специфика деятельности предприятия накладывает свой отпечаток на работу с документами тех сотрудников, которые непосредственно руководят производством. Многие из них являются эпизодическими фигурантами в документообороте организации. Специально для таких участников была закуплена конкурентная лицензия подсистемы «ДЕЛО-Web»: она дает возможность пользователям работать в СЭД по очереди, без приобретения дополнительных лицензий.
Взаимодействие специалистов компании в СЭД «ДЕЛО» в процессах работы с документами сегодня выглядит следующим образом: поступившие договоры регистрируются секретарем в приемной и пересылаются в СЭД главному бухгалтеру, которая, в свою очередь, распределяет документы по своим подчиненным. Для каждого бухгалтера в СЭД заведен личный кабинет, где он может найти курируемые договоры и отследить поступление оригиналов. В других отделах у каждого сотрудника также имеется свой кабинет, куда преимущественно поступают задачи от директора.
На примере внедрения СЭД «ДЕЛО» в ООО «Агро-Сибирь» можно увидеть, насколько универсальным является это решение ЭОС. Система способна без больших усилий со стороны интегратора подстроиться под любые особенности документооборота и должностные обязанности работников предприятия. В данном проекте система «ДЕЛО» помогла упорядочить документооборот и сделать прозрачными те процессы, с которыми ранее заказчик испытывал определенные трудности – учет и своевременное исполнение документов.
Контактное лицо: Власова Татьяна Сергеевна
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 01:39, 12.07.2018
Количество просмотров: 103
Страна: Россия
| ПАО «Сбербанк» аккредитовал корпус 14/2 ЖК «Бригантина», ГК Гранель, 01:10, 13.11.2018, Россия19 |
| Группа компаний «Гранель» продолжает сотрудничество с ведущими российскими банками и сообщает о том, что теперь приобрести квартиры в корпусе 14/2 жилого комплекса комфорт-класса «Бригантина» можно с использованием ипотечного кредита от ПАО «Сбербанк» с процентной ставкой от 7,5 % годовых. |
| BIM-технологии станут главной темой 100+ Forum Russia, 100+ Forum Russia, 00:59, 13.11.2018, Россия30 |  |
| «Технологии информационного моделирования – начало эпохи цифрового строительства» – главная тема V Международного форума высотного и уникального строительства 100+ Forum Russia 2018, который пройдет с 5 по 7 декабря в МВЦ «Екатеринбург-ЭКСПО». |
| Новая программа “1С-Рарус: Ломбард ЕПС 4” для автоматизации деятельности ломбардов вышла на рынок, 1С-Рарус, 21:30, 09.11.2018, Россия143 |
| “1С-Рарус” анонсирует выход новой системы автоматизации для ломбардов: “1С-Рарус: Ломбард ЕПС 4”. ИТ-решение предназначено для ведения бухгалтерского учета по единому плану счетов (ЕПС), налогового учета, учета ломбардных операций. Преимущества системы - акцент на универсальности, широкие возможности для удаленной работы и совместного использования в крупных сетях ломбардов. |
| 15 ноября 2018 года семинар "Практика автоматизации малого бизнеса", Группа Компаний СофтБаланс, 00:30, 09.11.2018, Россия73 |
| На семинаре мы наглядно продемонстрируем процесс автоматизации оперативного и управленческого учета на примере современного комплексного решения "1С:Управление нашей фирмой": CRM, продажи, учет услуг и производственных операций, себестоимость заказа, расчеты с персоналом, платежный календарь. Работа с системой в облаке (1С:Фреш). Доступ с мобильного устройства. |
|
|
