 |
Первый университет России совершенствует электронный документооборот
Санкт-Петербургский государственный университет — один из крупнейших заказчиков компании «Офис-Док» — готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». Более 5 лет назад благодаря флагманскому решению компании ЭОС этот вуз получил удобный и современный инструмент для работы со всеми потоками документов. Теперь в планах СПбГУ — внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело», ряд интеграционных работ. О том, как в старейшем российском вузе реализуется проект по внедрению современных технологий работы с документами, мы сегодня расскажем.
Санкт-Петербургский государственный университет основан императором Петром I в 1724 году. Сегодня СПбГУ — это более 14,5 тыс. обучающихся, 11 тыс. сотрудников. Вуз обладает сложной разветвленной структурой: в его составе 7 институтов, 18 факультетов, Академическая гимназия им. Д.К. Фаддеева, Колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии, Медицинский колледж, Общеуниверситетская кафедра физической культуры и спорта. В 10 отделениях Клиники высоких медицинских технологий имени Н. И. Пирогова СПбГУ трудятся более 600 сотрудников. В состав Научного парка СПбГУ площадью более 30 тысяч квадратных метров входят 26 ресурсных центров. В общей сложности в Университете функционируют более 1000 подразделений разной подчиненности.
СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сегодняшний день в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год здесь регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку.
Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является здесь крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 года, в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач — «Внедрение регламентов, "электронной администрации", баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.
Новая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как:
централизованный учет документов в единой системе;
сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов;
сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними;
нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения;
электронное согласование документов;
взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.
Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.
По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «ДЕЛО». Исполнителем проекта стала компания «Офис-Док».
В конце 2011 года началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «ДЕЛО», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.
Как рассказала начальник отдела сопровождения электронного документооборота Юлия Лебедева, хотя СПбГУ и является классическим университетом, подход к внедрению СЭД был выбран не совсем традиционный. На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 году, было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. Наконец, на завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 году система была запущена в промышленную эксплуатацию.
В рамках проекта компания «Офис-Док» провела обучение администраторов, а затем — сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения здесь проходит постоянно.
Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» в СПбГУ стали:
ускорение всех управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины;
предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений;
возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание;
возможность найти любой документ;
предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме;
электронное согласование документов;
автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса;
экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.
«Уже через 2 года после запуска СЭД «ДЕЛО» мы добились существенных результатов. На сегодняшний день в системе около 2500 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено «ДЕЛО Предприятие». Основным составом университета используется «ДЕЛО-Web». Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места», — говорит об итогах проекта Юлия Лебедева.
В дальнейших планах — внедрение в СПбГУ электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, 1C, Турбо 9.5 и ПЗК. В СПбГУ также заинтересованы в анонсированном на «Осеннем документообороте — 2017» новом мобильном приложении, открывающем новые возможности для работы руководителя с помощником.
Контактное лицо: Власова Татьяна Сергеевна
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 02:19, 11.09.2018
Количество просмотров: 381
Страна: Россия
| SIMETRA разработала транспортную модель Ульяновска, Simetra, 17:26, 12.07.2025, Россия70 |  |
| Группа компаний SIMETRA выполнила проект в области транспортного планирования и разработала транспортную модель города Ульяновска. Цифровая модель обеспечит эффективность при принятии решений, связанных с инфраструктурными проектами, а также необходимую гибкость при управлении дорожным движением в городе. |
| TYMY, ИТ-компания TYMY запустила сервис Public API для взаимодействия финтеха и банков-партнеров платформы, 17:09, 12.07.2025, Россия62 |
| Технология Public API от TYMY предусматривает взаимодействие сервисов с крупными банками-партнерами SaaS-платформы TYMY по API. Сервис начал работу в июне 2025 года. |
| Триллионы для малого и среднего бизнеса, ГК "Юнайт", 16:59, 12.07.2025, Россия63 |
| Потенциал докапитализации российского малого и среднего бизнеса за счет нематериальных активов (НМА) оценивается экспертами в 20–30 триллионов рублей. Это сопоставимо с капитализацией крупнейших госкорпораций и открывает перед МСП новые горизонты для роста и привлечения инвестиций. |
| Стартап ВИШ: Измеритель снега — не имеющий аналогов в России, ФГАОУ ВО Российский университет транспорта, Высшая инженерная школа, 16:49, 12.07.2025, Россия44 |
| Студенты Высшей инженерной школы образовательной программы «Системы мобильной связи и сетевые технологии на транспорте» разработали прототип уникального устройства, позволяющего автоматически измерять уровень снежного покрова при подготовке горнолыжных трасс. Аналогов этой технологии на российском рынке не существует. |
| БПЛА с интеллектом: студент ВИШ разработал алгоритм автономной навигации, Высшая инженерная школа Российского университета транспорта, 23:32, 08.07.2025, Россия333 |
| Студент Высшей инженерной школы (ВИШ) образовательной программы «IT-сервисы и технологии обработки данных на транспорте» разработал алгоритм, основанный на машинном обучении (ML) и технологиях искусственного интеллекта (ИИ), который позволяет беспилотному летательному аппарату (БПЛА) автономно перемещаться по заданным маршрутам, избегая препятствия и адаптируя свой маршрут в режиме реального времени. |
|
|
