 |
Первый университет России совершенствует электронный документооборот
Санкт-Петербургский государственный университет — один из крупнейших заказчиков компании «Офис-Док» — готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». Более 5 лет назад благодаря флагманскому решению компании ЭОС этот вуз получил удобный и современный инструмент для работы со всеми потоками документов. Теперь в планах СПбГУ — внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело», ряд интеграционных работ. О том, как в старейшем российском вузе реализуется проект по внедрению современных технологий работы с документами, мы сегодня расскажем.
Санкт-Петербургский государственный университет основан императором Петром I в 1724 году. Сегодня СПбГУ — это более 14,5 тыс. обучающихся, 11 тыс. сотрудников. Вуз обладает сложной разветвленной структурой: в его составе 7 институтов, 18 факультетов, Академическая гимназия им. Д.К. Фаддеева, Колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии, Медицинский колледж, Общеуниверситетская кафедра физической культуры и спорта. В 10 отделениях Клиники высоких медицинских технологий имени Н. И. Пирогова СПбГУ трудятся более 600 сотрудников. В состав Научного парка СПбГУ площадью более 30 тысяч квадратных метров входят 26 ресурсных центров. В общей сложности в Университете функционируют более 1000 подразделений разной подчиненности.
СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сегодняшний день в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год здесь регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку.
Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является здесь крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 года, в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач — «Внедрение регламентов, "электронной администрации", баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.
Новая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как:
централизованный учет документов в единой системе;
сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов;
сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними;
нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения;
электронное согласование документов;
взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.
Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.
По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «ДЕЛО». Исполнителем проекта стала компания «Офис-Док».
В конце 2011 года началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «ДЕЛО», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.
Как рассказала начальник отдела сопровождения электронного документооборота Юлия Лебедева, хотя СПбГУ и является классическим университетом, подход к внедрению СЭД был выбран не совсем традиционный. На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 году, было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. Наконец, на завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 году система была запущена в промышленную эксплуатацию.
В рамках проекта компания «Офис-Док» провела обучение администраторов, а затем — сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения здесь проходит постоянно.
Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» в СПбГУ стали:
ускорение всех управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины;
предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений;
возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание;
возможность найти любой документ;
предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме;
электронное согласование документов;
автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса;
экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.
«Уже через 2 года после запуска СЭД «ДЕЛО» мы добились существенных результатов. На сегодняшний день в системе около 2500 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено «ДЕЛО Предприятие». Основным составом университета используется «ДЕЛО-Web». Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места», — говорит об итогах проекта Юлия Лебедева.
В дальнейших планах — внедрение в СПбГУ электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, 1C, Турбо 9.5 и ПЗК. В СПбГУ также заинтересованы в анонсированном на «Осеннем документообороте — 2017» новом мобильном приложении, открывающем новые возможности для работы руководителя с помощником.
Контактное лицо: Власова Татьяна Сергеевна
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 02:19, 11.09.2018
Количество просмотров: 440
Страна: Россия
| Транспортные документы от Платформы ЭПД можно будет подписать в смартфоне, Платформа ОФД, 17:06, 17.08.2026, Россия384 |
| «Платформа ОФД» присоединилась к соглашению Минцифры России о развитии и внедрении мобильной электронной подписи «Госключ». Сотрудничество направлено на проработку новых сценариев использования сервиса, обмен технологической экспертизой и поддержку интеграции в продукты электронного документооборота. |
| UDV Group: банки столкнутся с ИБ-рисками из-за нейросетей без правил, UDV Group, 17:04, 17.08.2026, Россия370 |
| Российский разработчик решений в области киберустойчивости UDV Group прокомментировал рекомендации Банка России по безопасному использованию искусственного интеллекта финансовыми организациями. По оценке эксперта компании, ИИ постепенно становится для банков не только инструментом автоматизации, но и отдельным объектом управления информационной безопасностью. |
| ActiveCloud запустил в России услугу частного облака, ActiveCloud, 20:34, 16.08.2026, Россия450 |
| Облачный провайдер ActiveCloud запустил в России услугу частного облака для размещения критически важных систем, ресурсоемких приложений и инфраструктуры с повышенными требованиями к безопасности. |
| «НОБИЛИС» ПРЕДСТАВИТ ЦИФРОВУЮ ЭКСПЕРТИЗУ В СФЕРЕ КОРПОРАТИВНОГО ЗДОРОВЬЯ НА ВНОТ-2026, Нобилис ООО, 14:07, 14.08.2026, Россия646 |  |
| ООО «Нобилис», разработчик российской платформы управления корпоративным здоровьем TouchMED, объявляет об участии в ключевом отраслевом событии - XI Всероссийской неделе охраны труда (ВНОТ-2026). В фокусе презентации компании - практические инструменты цифровизации медосмотров, в том числе профилактических и предиктивной аналитики для снижения операционных рисков и повышения эффективности персонала. |
| Nexign: российский бизнес не спешит использовать ИИ для поиска аномалий, Nexign, 14:03, 14.08.2026, Россия129 |  |
| Почти 80% российских компаний уже применяют инструменты мониторинга своей ИТ-инфраструктуры, но лишь каждая шестая использует модели машинного обучения для обнаружения аномалий. Мешают нехватка внутренней экспертизы, низкое качество данных и сложность подсчета окупаемости инвестиций. |
| Контроль привилегий под полным управлением: Indeed PAM внедрен в «Расчетные решения», Индид, 14:00, 14.08.2026, Россия214 |
| Компания «Индид», российский разработчик решений в области защиты айдентити, успешно внедрила продукт Indeed Privileged Access Manager (Indeed PAM) в АО «РАСЧЕТНЫЕ РЕШЕНИЯ». Это позволило усилить защиту критически важных ИТ-ресурсов клиента, выстроить централизованное управление привилегированным доступом и повысить прозрачность действий пользователей. |
| Единый платёжный документ - прозрачные расчёты за ЖКУ, ООО "Энергосбыт Волга", 13:59, 14.08.2026, Россия130 |
| В Едином платежном документе (ЕПД) собраны все услуги – от управляющей организации, поставщиков воды, электричества, газа, тепла, оператора по вывозу мусора, а также взносы на капремонт. Вместо нескольких квитанций жители получают один счёт и могут рассчитаться за ЖКУ всего одним платежом. |
|
|
