 |
Первый университет России совершенствует электронный документооборот
Санкт-Петербургский государственный университет — один из крупнейших заказчиков компании «Офис-Док» — готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». Более 5 лет назад благодаря флагманскому решению компании ЭОС этот вуз получил удобный и современный инструмент для работы со всеми потоками документов. Теперь в планах СПбГУ — внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело», ряд интеграционных работ. О том, как в старейшем российском вузе реализуется проект по внедрению современных технологий работы с документами, мы сегодня расскажем.
Санкт-Петербургский государственный университет основан императором Петром I в 1724 году. Сегодня СПбГУ — это более 14,5 тыс. обучающихся, 11 тыс. сотрудников. Вуз обладает сложной разветвленной структурой: в его составе 7 институтов, 18 факультетов, Академическая гимназия им. Д.К. Фаддеева, Колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии, Медицинский колледж, Общеуниверситетская кафедра физической культуры и спорта. В 10 отделениях Клиники высоких медицинских технологий имени Н. И. Пирогова СПбГУ трудятся более 600 сотрудников. В состав Научного парка СПбГУ площадью более 30 тысяч квадратных метров входят 26 ресурсных центров. В общей сложности в Университете функционируют более 1000 подразделений разной подчиненности.
СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сегодняшний день в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год здесь регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку.
Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является здесь крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 года, в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач — «Внедрение регламентов, "электронной администрации", баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.
Новая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как:
централизованный учет документов в единой системе;
сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов;
сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними;
нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения;
электронное согласование документов;
взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.
Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.
По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «ДЕЛО». Исполнителем проекта стала компания «Офис-Док».
В конце 2011 года началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «ДЕЛО», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.
Как рассказала начальник отдела сопровождения электронного документооборота Юлия Лебедева, хотя СПбГУ и является классическим университетом, подход к внедрению СЭД был выбран не совсем традиционный. На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 году, было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. Наконец, на завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 году система была запущена в промышленную эксплуатацию.
В рамках проекта компания «Офис-Док» провела обучение администраторов, а затем — сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения здесь проходит постоянно.
Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» в СПбГУ стали:
ускорение всех управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины;
предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений;
возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание;
возможность найти любой документ;
предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме;
электронное согласование документов;
автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса;
экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.
«Уже через 2 года после запуска СЭД «ДЕЛО» мы добились существенных результатов. На сегодняшний день в системе около 2500 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено «ДЕЛО Предприятие». Основным составом университета используется «ДЕЛО-Web». Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места», — говорит об итогах проекта Юлия Лебедева.
В дальнейших планах — внедрение в СПбГУ электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, 1C, Турбо 9.5 и ПЗК. В СПбГУ также заинтересованы в анонсированном на «Осеннем документообороте — 2017» новом мобильном приложении, открывающем новые возможности для работы руководителя с помощником.
Контактное лицо: Власова Татьяна Сергеевна
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 02:19, 11.09.2018
Количество просмотров: 400
Страна: Россия
| Адаптивное решение для перехода на ISO 20022 успешно внедрено в российском банке, ЕГАР Сервис, 21:28, 24.12.2025, Россия155 |
| Компания EGAR успешно завершила первый проект по внедрению и интеграции конвертера Swift-сообщений «СМАРТКОНВЕРТ» в инфраструктуру российского банка. Проект реализован в ответ на глобальные изменения Swift по обязательному переходу участников финансового рынка на стандарт ISO 20022. Внедрение конвертера позволит Заказчику обеспечить плавную миграцию платежных потоков без остановки операционной деятельности. |
| «Эвалар» и VARSEAS заключили соглашение о стратегическом сотрудничестве, VARSEAS, 21:25, 24.12.2025, Россия85 |
| ЗАО «Эвалар» и ООО «АС РС» (VARSEAS) заключили соглашение о стратегическом партнерстве, направленном на развитие инновационных решений в сфере продукции для здоровья и укрепление позиций сторон на российском и международном рынках. Подписание документов о сотрудничестве состоялось накануне на предприятии компании «Эвалар» в Бийске. |
| UDV Group: Контроль версий проектов ПЛК в АСУ ТП, UDV Group, 20:56, 23.12.2025, Россия229 |
| Работу станков, линий и технологических комплексов определяют проекты ПЛК, и любое несанкционированное изменение в их коде может привести не только к аварии и простоям, но и к угрозе безопасности людей. |
| Завершено строительство завода по производству автоклавного газобетона в Зеленограде, ГК ФСК, 20:53, 23.12.2025, Россия140 |
| Завод по производству автоклавного газобетона (входит в периметр ГК ФСК), расположенный на территории промышленно-строительного комплекса в Зеленограде, получил разрешение на ввод в эксплуатацию. Комплекс возводит ГК ФСК в рамках масштабного инвестиционного проекта (МаИП). По программе стимулирования создания мест приложения труда завод обеспечит более 100 высокотехнологичных рабочих мест. |
|
|
