 |
«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»: функция «Запросы», выдача и уничтожение электронных документов и другие интересные возможности новой версии
Популярная система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), новые возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.
Архив организации сегодня является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, усовершенствования контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных. Все эти тренды нашли отражение в обновленной системе «Архивное дело» компании ЭОС.
Расширяем функционал, добавляем новые операции и уточняем права
Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась новая функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов. Запросы могут быть оформлены для получения:
• подлинников архивных документов (бумажных);
• электронных копий (сканов) архивных документов;
• заверенных копий архивных документов;
• электронных документов.
Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).
В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены новые групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись.
Для роли «Архивный работник» появилась новая функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».
Уничтожение электронных документов и выдача из архива цифровых подлинников
Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению.
В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.
Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».
Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.
Поточное сканирование
В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).
Максимальная защита и контроль
В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей. В системе теперь существует два способа аутентификации:
• классический: через имя пользователя и пароль (способ, требующий создания учетной записи пользователя в БД системы «Архивное дело»). При этом смена пароля, заданного системным технологом при создании учетной записи пользователя, теперь стала обязательной – при первом входе в систему необходимо придумать и ввести новый пароль.
• «ОС-аутентификация на сервере» - авторизация без создания учетной записи в БД. Аутентификация выполняется автоматически по имени пользователя в домене и не требует ввода пароля (подходит для «внутренних» нужд, для специалистов, эпизодически работающих с системой).
Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена новая функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.
Изменения в интерфейсе
Изменения затронули и интерфейс системы. В версии 7.0 появилась возможность настраивать отображение на экране перечней записей. Напомним, что в «Архивном деле» перечни записей отображаются в виде таблиц. Это могут быть списки объектов системы (карточек), перечни пользователей, протоколы действий и т.д. Теперь каждый пользователь может настроить параметры отображения таблиц так, как ему удобно. Можно выбирать количество колонок, их порядок и заголовки, количество отображаемых строк и др. Вид каждой таблицы настраивается отдельно.
Как и предыдущая версия, «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на «ЭОС Платформе». Система готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде как в программной, так и в аппаратной части: может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами.
Подробнее об изменениях в новой версии можно прочитать на нашем сайте.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 07:30, 07.09.2023
Количество просмотров: 186
Страна: Россия
| Продукты линейки СУБД ЛИНТЕР совместимы с ОС «АльтерОС», ALMI Partner, 00:54, 26.07.2025, Россия172 |  |
| Компании «АЛМИ Партнер» и РЕЛЭКС успешно завершили тестирование и подтвердили полную совместимость операционной системы «АльтерОС» с линейкой СУБД ЛИНТЕР. По итогам испытаний стороны подписали сертификат совместимости, гарантирующий стабильность и корректность совместной работы решений. |
| Компания MONT расширила ИБ-портфель отечественной системой exploitDog, MONT, 00:52, 26.07.2025, Россия170 |  |
| MONT и компания «Навигатор инновационных решений» («НИР») объявили о начале стратегического партнерства. Продуктовый портфель MONT пополнился решением exploitDog – российской системой анализа уязвимостей, ориентированной на корпоративный сектор и задачи импортонезависимости. |
| БФТ-Холдинг и ЮНИСИСТЕМС: партнёрство в интересах цифровизации вузов, БФТ-Холдинг, 00:15, 26.07.2025, Россия112 |  |
| Сотрудничество направлено на создание и продвижение комплексных решений для цифровизации высших учебных заведений, включая управление данными и НСИ, автоматизацию закупочной деятельности, комплексное управление имущественными активами и развитие цифровой образовательной среды. |
| GenAI без управления знаниями тормозит развитие клиентского сервиса в России, Minervasoft, 00:15, 26.07.2025, Россия119 |  |
| На фоне глобального роста интереса к генеративному искусственному интеллекту (GenAI) основной сферой его применения остается клиентский сервис. По данным Unisphere Research, 45% внедрений GenAI в мире приходится на самообслуживание клиентов, 42% — на внутренние IT-службы и 38% — на поддержку с участием человека. |
| «1С-Рарус: Управление отелем»: выпущены новые модули для СПА и распознавания паспорта, 1С-Рарус, 00:14, 26.07.2025, Россия117 |
| «1С-Рарус» выпустил два новых модуля «1С-Рарус:Управление отелем». Модуль «СПА» предназначен для автоматизации оказания косметических и оздоровительных услуг. Ускорять процесс заселения гостей помогает новый модуль «Распознавание паспорта». В связи с расширением возможностей введены новые цены на модули и лицензии отраслевого решения. |
|
|
