 |
«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»: функция «Запросы», выдача и уничтожение электронных документов и другие интересные возможности новой версии
Популярная система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), новые возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.
Архив организации сегодня является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, усовершенствования контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных. Все эти тренды нашли отражение в обновленной системе «Архивное дело» компании ЭОС.
Расширяем функционал, добавляем новые операции и уточняем права
Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась новая функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов. Запросы могут быть оформлены для получения:
• подлинников архивных документов (бумажных);
• электронных копий (сканов) архивных документов;
• заверенных копий архивных документов;
• электронных документов.
Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).
В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены новые групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись.
Для роли «Архивный работник» появилась новая функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».
Уничтожение электронных документов и выдача из архива цифровых подлинников
Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению.
В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.
Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».
Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.
Поточное сканирование
В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).
Максимальная защита и контроль
В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей. В системе теперь существует два способа аутентификации:
• классический: через имя пользователя и пароль (способ, требующий создания учетной записи пользователя в БД системы «Архивное дело»). При этом смена пароля, заданного системным технологом при создании учетной записи пользователя, теперь стала обязательной – при первом входе в систему необходимо придумать и ввести новый пароль.
• «ОС-аутентификация на сервере» - авторизация без создания учетной записи в БД. Аутентификация выполняется автоматически по имени пользователя в домене и не требует ввода пароля (подходит для «внутренних» нужд, для специалистов, эпизодически работающих с системой).
Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена новая функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.
Изменения в интерфейсе
Изменения затронули и интерфейс системы. В версии 7.0 появилась возможность настраивать отображение на экране перечней записей. Напомним, что в «Архивном деле» перечни записей отображаются в виде таблиц. Это могут быть списки объектов системы (карточек), перечни пользователей, протоколы действий и т.д. Теперь каждый пользователь может настроить параметры отображения таблиц так, как ему удобно. Можно выбирать количество колонок, их порядок и заголовки, количество отображаемых строк и др. Вид каждой таблицы настраивается отдельно.
Как и предыдущая версия, «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на «ЭОС Платформе». Система готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде как в программной, так и в аппаратной части: может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами.
Подробнее об изменениях в новой версии можно прочитать на нашем сайте.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 07:30, 07.09.2023
Количество просмотров: 200
Страна: Россия
| Жижи перешёл на SSE-стриминг для повышения стабильности ИИ-поиска в реальном времени, ЖИЖИ, 20:53, 13.12.2025, Россия242 |  |
| Компания Жижи внедрила технологию SSE (Server-Sent Events) в архитектуру своего одноименного ИИ-поиска, обеспечив более устойчивый обмен данными и точную синхронизацию пользовательских сессий. Обновление нацелено на повышение надежности интерфейса, в случаях, когда пользователи работают одновременно с несколькими чатами или их интернет-соединение нестабильно. |
| Умная касса «1С-Рарус» распознает блюда и ускоряет обслуживание, 1С-Рарус, 20:47, 13.12.2025, Россия242 |
| «1С-Рарус AI Касса» с технологией машинного зрения мгновенно распознает блюда на подносе и автоматически формирует заказ. Система сокращает время обслуживания и увеличивает пропускную способность линий раздачи в столовых и кафе. Технология успешно апробирована на пилотных проектах и отраслевых выставках, что подтверждает ее эффективность для цифровой трансформации предприятий общественного питания. |
| «Телфин» подключает автозаполнение комментариев к звонку в amoCRM, Телфин, 20:43, 13.12.2025, Россия275 |
| Провайдер коммуникационных сервисов «Телфин» расширяет возможности интеграции АТС «Телфин.Офис» с amoCRM и предлагает к подключению функцию автозаполнения комментариев к звонку в CRM. Это избавляет менеджеров от рутины, обеспечивает объективную информацию для контроля и повышает качество данных в CRM. |
|
|
