 |
«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»: функция «Запросы», выдача и уничтожение электронных документов и другие интересные возможности новой версии
Популярная система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), новые возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.
Архив организации сегодня является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, усовершенствования контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных. Все эти тренды нашли отражение в обновленной системе «Архивное дело» компании ЭОС.
Расширяем функционал, добавляем новые операции и уточняем права
Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась новая функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов. Запросы могут быть оформлены для получения:
• подлинников архивных документов (бумажных);
• электронных копий (сканов) архивных документов;
• заверенных копий архивных документов;
• электронных документов.
Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).
В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены новые групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись.
Для роли «Архивный работник» появилась новая функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».
Уничтожение электронных документов и выдача из архива цифровых подлинников
Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению.
В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.
Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».
Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.
Поточное сканирование
В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).
Максимальная защита и контроль
В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей. В системе теперь существует два способа аутентификации:
• классический: через имя пользователя и пароль (способ, требующий создания учетной записи пользователя в БД системы «Архивное дело»). При этом смена пароля, заданного системным технологом при создании учетной записи пользователя, теперь стала обязательной – при первом входе в систему необходимо придумать и ввести новый пароль.
• «ОС-аутентификация на сервере» - авторизация без создания учетной записи в БД. Аутентификация выполняется автоматически по имени пользователя в домене и не требует ввода пароля (подходит для «внутренних» нужд, для специалистов, эпизодически работающих с системой).
Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена новая функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.
Изменения в интерфейсе
Изменения затронули и интерфейс системы. В версии 7.0 появилась возможность настраивать отображение на экране перечней записей. Напомним, что в «Архивном деле» перечни записей отображаются в виде таблиц. Это могут быть списки объектов системы (карточек), перечни пользователей, протоколы действий и т.д. Теперь каждый пользователь может настроить параметры отображения таблиц так, как ему удобно. Можно выбирать количество колонок, их порядок и заголовки, количество отображаемых строк и др. Вид каждой таблицы настраивается отдельно.
Как и предыдущая версия, «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на «ЭОС Платформе». Система готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде как в программной, так и в аппаратной части: может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами.
Подробнее об изменениях в новой версии можно прочитать на нашем сайте.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 07:30, 07.09.2023
Количество просмотров: 242
Страна: Россия
| ActiveCloud запустил в России услугу частного облака, ActiveCloud, 20:34, 16.08.2026, Россия43 |
| Облачный провайдер ActiveCloud запустил в России услугу частного облака для размещения критически важных систем, ресурсоемких приложений и инфраструктуры с повышенными требованиями к безопасности. |
| «НОБИЛИС» ПРЕДСТАВИТ ЦИФРОВУЮ ЭКСПЕРТИЗУ В СФЕРЕ КОРПОРАТИВНОГО ЗДОРОВЬЯ НА ВНОТ-2026, Нобилис ООО, 14:07, 14.08.2026, Россия286 |  |
| ООО «Нобилис», разработчик российской платформы управления корпоративным здоровьем TouchMED, объявляет об участии в ключевом отраслевом событии - XI Всероссийской неделе охраны труда (ВНОТ-2026). В фокусе презентации компании - практические инструменты цифровизации медосмотров, в том числе профилактических и предиктивной аналитики для снижения операционных рисков и повышения эффективности персонала. |
| Nexign: российский бизнес не спешит использовать ИИ для поиска аномалий, Nexign, 14:03, 14.08.2026, Россия102 |  |
| Почти 80% российских компаний уже применяют инструменты мониторинга своей ИТ-инфраструктуры, но лишь каждая шестая использует модели машинного обучения для обнаружения аномалий. Мешают нехватка внутренней экспертизы, низкое качество данных и сложность подсчета окупаемости инвестиций. |
| Контроль привилегий под полным управлением: Indeed PAM внедрен в «Расчетные решения», Индид, 14:00, 14.08.2026, Россия172 |
| Компания «Индид», российский разработчик решений в области защиты айдентити, успешно внедрила продукт Indeed Privileged Access Manager (Indeed PAM) в АО «РАСЧЕТНЫЕ РЕШЕНИЯ». Это позволило усилить защиту критически важных ИТ-ресурсов клиента, выстроить централизованное управление привилегированным доступом и повысить прозрачность действий пользователей. |
| Единый платёжный документ - прозрачные расчёты за ЖКУ, ООО "Энергосбыт Волга", 13:59, 14.08.2026, Россия103 |
| В Едином платежном документе (ЕПД) собраны все услуги – от управляющей организации, поставщиков воды, электричества, газа, тепла, оператора по вывозу мусора, а также взносы на капремонт. Вместо нескольких квитанций жители получают один счёт и могут рассчитаться за ЖКУ всего одним платежом. |
| UDV Group: встроенное восстановление после шифровальщика не заменяет резервные копии, UDV Group, 13:58, 14.08.2026, Россия157 |
| Российский разработчик решений в области киберустойчивости UDV Group предупреждает: функции восстановления файлов в антивирусах и средствах защиты конечных точек могут снизить ущерб от атаки шифровальщика, но не гарантируют возврат данных. Основным способом восстановления после таких инцидентов остаются актуальные резервные копии. |
| MONT предложит партнерам новую версию отечественной САПР КОМПАС-3D, MONT, 13:56, 14.08.2026, Россия59 |  |
| ГК MONT расширяет возможности партнеров в сегменте инженерного программного обеспечения и включил в свой продуктовый портфель обновленную версию российской системы трехмерного проектирования КОМПАС-3D v25 от отечественного разработчика АСКОН. Партнерам MONT уже доступен последний релиз КОМПАС-3D, в который вошли более 100 улучшений. |
|
|
