 |
«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»: функция «Запросы», выдача и уничтожение электронных документов и другие интересные возможности новой версии
Популярная система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), новые возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.
Архив организации сегодня является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, усовершенствования контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных. Все эти тренды нашли отражение в обновленной системе «Архивное дело» компании ЭОС.
Расширяем функционал, добавляем новые операции и уточняем права
Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась новая функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов. Запросы могут быть оформлены для получения:
• подлинников архивных документов (бумажных);
• электронных копий (сканов) архивных документов;
• заверенных копий архивных документов;
• электронных документов.
Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).
В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены новые групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись.
Для роли «Архивный работник» появилась новая функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».
Уничтожение электронных документов и выдача из архива цифровых подлинников
Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению.
В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.
Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».
Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.
Поточное сканирование
В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).
Максимальная защита и контроль
В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей. В системе теперь существует два способа аутентификации:
• классический: через имя пользователя и пароль (способ, требующий создания учетной записи пользователя в БД системы «Архивное дело»). При этом смена пароля, заданного системным технологом при создании учетной записи пользователя, теперь стала обязательной – при первом входе в систему необходимо придумать и ввести новый пароль.
• «ОС-аутентификация на сервере» - авторизация без создания учетной записи в БД. Аутентификация выполняется автоматически по имени пользователя в домене и не требует ввода пароля (подходит для «внутренних» нужд, для специалистов, эпизодически работающих с системой).
Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена новая функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.
Изменения в интерфейсе
Изменения затронули и интерфейс системы. В версии 7.0 появилась возможность настраивать отображение на экране перечней записей. Напомним, что в «Архивном деле» перечни записей отображаются в виде таблиц. Это могут быть списки объектов системы (карточек), перечни пользователей, протоколы действий и т.д. Теперь каждый пользователь может настроить параметры отображения таблиц так, как ему удобно. Можно выбирать количество колонок, их порядок и заголовки, количество отображаемых строк и др. Вид каждой таблицы настраивается отдельно.
Как и предыдущая версия, «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на «ЭОС Платформе». Система готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде как в программной, так и в аппаратной части: может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами.
Подробнее об изменениях в новой версии можно прочитать на нашем сайте.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva
Компания: ЭОС
Добавлен: 07:30, 07.09.2023
Количество просмотров: 149
Страна: Россия
| HRlink внедрил кадровый ЭДО в HR-процессы «Юниливер Русь», HRlink, 04:20, 17.11.2024, Россия79 |  |
| HRlink, разработчик сервиса кадрового ЭДО, автоматизировал кадровые процессы одного из лидеров российского FMCG-рынка компании «Юниливер Русь». Внедрение платформы позволило повысить эффективность работы HR-департамента – доля подписанных документов в среднем теперь составляет 97%. |
| «Газинформсервис» на AQ PRO: укрепление лидерства в сфере кибербезопасности, Газинформсервис, 04:15, 17.11.2024, Россия44 |
| «Газинформсервис» принял участие в ежегодной конференции компании «Аквариус» «AQ PRO Время решений». В рамках мероприятия, где эксперты и представители ИТ-индустрии обсуждали актуальные технологические вызовы в сфере отечественной электроники и программного обеспечения, «Газинформсервис» представил ряд докладов, посвящённых решениям для повышения информационной безопасности. |
| Как заказчику подготовиться к внедрению 1С:ERP на производственном предприятии, ООО "Цифровизация производства", 04:13, 17.11.2024, Россия61 |  |
| Планируете внедрение ERP, но не знаете с чего начать?
Начали настраивать 1С:ERP самостоятельно, но что-то пошло не так?
Не удовлетворены результатом внедрения другого интегратора?
Тогда регистрируйтесь на наш вебинар
«Как заказчику подготовиться к внедрению 1С:ERP на производственном предприятии»
21 ноября в 11:00
ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ – (ССЫЛКА) |
| IT-компания PMP Tech признана «Лучшим предприятием отрасли» 2023 года, PMP Tech, 04:09, 17.11.2024, Россия61 |  |
| ООО «ПМП ТЕХ» объявляет о своей номинации и признании «Лучшим предприятием отрасли 2023» в ежегодной премии, организованной Центром аналитических исследований. Эта награда стала итогом всесторонней аналитики и оценки компании, проведенной на основании данных, полученных от федеральных статистических органов и налоговой службы РФ. |
| VolgaBlob — новый стратегический партнер Nubes, Nubes, 04:08, 17.11.2024, Россия40 |
| Облачный провайдер Nubes и компания VolgaBlob подписали соглашение о стратегическом сотрудничестве. Тем самым они обеспечили возможность развернуть платформу Smart Monitor для своих клиентов. |
| «Рейтинг Рунета» запустил телеграм-бот подбора digital-подрядчиков, Рейтинг Рунета, 03:58, 17.11.2024, Россия47 |  |
| «Рейтинг Рунета» разработал бот, упрощающий поиск подрядчика. Теперь заказчики могут найти разработчика сайта или PR-агентство за пару минут, ответив на несколько простых вопросов. С момента возникновения идеи до реализации прошло 10 месяцев. Стоимость разработки составила 1,3 млн рублей. |
|
|
